Am Vorzimmer vorbei: Telefonakquise in der Personalvermittlung, ehrlich und respektvoll

Jeder Berater in der Personalvermittlung kennt diesen Moment. Du wählst die Zentrale, eine freundliche Stimme meldet sich, und nach zehn Sekunden kommt: „Worum geht es denn?“ Dann: „Erwartet Herr Maier Ihren Anruf?“ Dann: „Schicken Sie doch einfach eine Mail.“ Aufgelegt, nichts gewonnen.

Viele Verkaufsratgeber behandeln den Empfang wie ein Hindernis, das man austricksen muss: so tun, als kenne man den Chef, Dringlichkeit vorspielen. Das klappt vielleicht einmal. Danach ist die Firma verbrannt, und je nachdem, was du behauptest, bewegst du dich auch rechtlich auf dünnem Eis.

Es geht besser. Das Vorzimmer wird nicht dafür bezahlt, jeden Anrufer abzuwimmeln. Es soll die Zeit der Kollegen vor Anrufen schützen, die sie verschwenden. Ist dein Anruf relevant und bist du ehrlich, bist du nicht derjenige, vor dem geschützt wird.

Wer sitzt eigentlich im Vorzimmer?

Meist der Empfang oder die Zentrale, die Assistenz der Geschäftsführung oder im Mittelstand die Personalsachbearbeitung, die Anrufe von Personaldienstleistern für die Personalleitung entgegennimmt. Alle haben ein Ziel: den Anruf schnell an die richtige Stelle zu bringen, oder an keine.

Warum selbstbewusst und ehrlich besser funktioniert als Tricks

Der Empfang hört jeden Tag dieselben Sätze. „Es ist privat.“ „Er weiß schon Bescheid.“ „Ich rufe zurück.“ Er erkennt sie sofort, und wer einmal beim Flunkern erwischt wurde, startet bei jedem weiteren Anruf seiner Agentur mit Misstrauen.

Genauso oft hört er zögerliche Anrufer. „Entschuldigung, dass ich störe, passt es gerade?“ „Ich wollte nur mal fragen, ob vielleicht jemand …“ Das klingt nach dem Werbeanruf, den keiner bestellt hat, und lädt zum freundlichen Nein geradezu ein.

Durch kommt, wer beides verbindet: selbstbewusst und ehrlich. Du klingst wie jemand mit einem echten Anliegen an einen Kollegen, weil du genau das hast. Das heißt:

1. Name und Agentur, klar gesagt. Kein Nuscheln, keine Entschuldigung.
2. Eine klare Bitte. Du willst durchgestellt werden, am besten zu einer Person mit Namen.
3. Eine ehrliche, kurze Antwort, wenn nachgefragt wird. Meist die ausgeschriebene Stelle.

Lächeln beim Wählen, laut und freundlich sprechen, Namen genau aussprechen.

Formulierungen für die häufigsten Situationen

Pass die Sätze an, bis sie nach dir klingen. Es geht um Haltung und Aufbau, nicht um den exakten Wortlaut. Und achte darauf, was fehlt: kein „Störe ich gerade?“, kein „Haben Sie kurz Zeit?“, keine Vorstellung deiner Agentur am Empfang.

Der Einstieg, wenn du den Namen kennst

„Hallo Frau Keller, hier ist {Vorname} von {Agentur}. Bitte einmal zu {Vorname} {Nachname}, ich bleibe solange in der Leitung!“

Freundlich, bestimmt, fertig. Wer klingt, als wisse er genau, zu wem er will, wird meist einfach verbunden.

Der Einstieg, wenn du keinen Namen hast

„Hallo, hier ist {Vorname} von {Agentur}. Es geht um Ihre ausgeschriebene Stelle als {Stelle}. Wer ist dafür zuständig, die Fachabteilung oder die Personalabteilung? Prima, dann bitte einmal zu ihm, ich bleibe solange in der Leitung!“

Du führst trotzdem: eine konkrete Frage und direkt danach die Bitte ums Durchstellen.

„Worum geht es denn?“

„Es geht um Ihre ausgeschriebene Stelle als {Stelle}. Stellen Sie mich bitte einmal zu Herrn {Nachname} durch?“

Kurz und ehrlich antworten, dann freundlich bestimmt noch einmal ums Durchstellen bitten. Kein Ausweichen, kein Pitch am Empfang.

„Erwartet Frau Schneider Ihren Anruf?“

„Nein, das ist ein Erstkontakt wegen Ihrer Stelle als {Stelle}. Bitte einmal zu ihr, ich bleibe dran!“

„Nein“ ist die Wahrheit, und das Vorzimmer respektiert das. Das Gegenteil zu behaupten ist genau das, worauf es achtet.

„Schicken Sie doch eine Mail.“

„Mache ich gern zusätzlich. An wen genau geht sie, und wie ist die Durchwahl? Dann melde ich mich direkt.“

Das ist kein Abwimmeln, sondern Fortschritt: Name, oft Durchwahl, ein Weg. Trag alles ins CRM ein.

„Er ist im Termin“ oder „Sie ist nicht zu sprechen“

„Alles klar. Wie ist seine Durchwahl, und wann ist er wieder am Platz? Dann rufe ich genau dann an.“

Wer sauber nachfasst, fällt positiv auf.

„Wir arbeiten nicht mit Personalvermittlungen.“

„Danke für die klare Ansage, ich vermerke das, damit wir Sie dazu nicht mehr anrufen. Gilt das für diese Stelle oder generell?“

Respektier das, notier es und mach weiter. Eine Firma, die Personaldienstleister ausdrücklich ablehnt, merkt sich, wer sich darüber hinweggesetzt hat. Mehr dazu im Artikel zu „Akquise nicht gewünscht“ in Stellenanzeigen.

Wenn du durchgestellt bist: Ziel ist der Termin

Durchgestellt zu werden ist nur der erste Schritt. Ziel des Anrufs ist nicht, deine Agentur am Telefon zu verkaufen, sondern ein kurzer Termin mit der Person, der die Stelle gehört. Steig mit der Stelle und einer Bestätigungsfrage ein:

„Hallo Herr {Nachname}, hier ist {Vorname} von {Agentur}. Ich rufe an wegen Ihrer ausgeschriebenen Stelle als {Stelle} in {Ort}. Die ist ja noch aktuell, richtig?“

Dann ein, zwei Fragen zum Druck dahinter, etwa seit wann gesucht wird oder bis wann besetzt sein soll, und direkt in den Kalender: „Dann lassen Sie uns gleich einen Termin machen. Wie sieht es morgen bei Ihnen aus?“ Den kompletten Ablauf findest du im Telefonleitfaden für die Kaltakquise.

Was du nie tun solltest

Diese Taktiken tauchen in vielen Vertriebstrainings auf. Lass sie weg.

Was ist rechtlich zu beachten?

Bevor du zum Hörer greifst, ein kurzer Überblick. Er ersetzt keine Rechtsberatung, im Zweifel lass dein Vorgehen von einer Anwältin oder einem Anwalt für Wettbewerbsrecht prüfen.

• Deutschland: Werbeanrufe bei Unternehmen brauchen nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG zumindest eine mutmaßliche Einwilligung. Eine konkret ausgeschriebene Stelle in deinem Fachgebiet ist ein deutlich besserer Anlass als ein Anruf ins Blaue, ob das im Einzelfall reicht, hängt aber von den Umständen ab. Laut Bundesnetzagentur musst du bei Werbeanrufen deine Rufnummer anzeigen.
• Österreich: Nach § 174 Abs. 1 TKG 2021 sind Anrufe zu Werbezwecken ohne vorherige Einwilligung unzulässig. Die Regel unterscheidet nicht zwischen Verbrauchern und Unternehmen, laut WKO gilt das auch für den ersten Kontakt zu potenziellen Kunden. Kaltakquise am Telefon ist in Österreich deshalb kein gangbarer Weg.
• Schweiz: Nach Art. 3 Abs. 1 lit. u UWG handelt unlauter, wer den Vermerk im Telefonverzeichnis missachtet, dass jemand keine Werbung wünscht (der sogenannte Sterneintrag). Prüf deine Listen also vor dem Anruf.

Mehr zum UWG findest du ebenfalls im Telefonleitfaden.

So wird das Vorzimmer zum Verbündeten

Die besten Berater bauen eine Beziehung zu den Menschen auf, die ans Telefon gehen. Ein paar Gewohnheiten helfen:

• Namen merken. Frag am Anfang danach, wenn er nicht genannt wird, und schreib ihn auf.
• Alles festhalten. Name, Durchwahl, beste Uhrzeit und was dir erzählt wurde.
• Freundlich und bestimmt bleiben. Ein klares „Bitte einmal zu Herrn {Nachname}, ich bleibe solange in der Leitung!“ wirkt besser als jede zögerliche Bitte um Rat.
• Danke sagen. Kostet nichts und ist seltener, als man denkt.

Kommst du auch ganz ohne Vorzimmer aus?

Manchmal, über ehrliche Wege: Durchwahlen, die ein Kontakt veröffentlicht oder dir gegeben hat, den Ansprechpartner aus der Stellenanzeige, LinkedIn oder Xing, oder E-Mail neben dem Telefon. Am wichtigsten ist aber, von Anfang an die richtige Person anzurufen. Weißt du, wem die Stelle gehört, ist das halbe Problem gelöst. Wie du das je nach Firmengröße herausfindest, steht im Artikel Den richtigen Ansprechpartner finden. Und wenn du durchgestellt wirst und der erste Einwand kommt, hilft dir die Einwandbehandlung in der Personalvermittlung.

Weniger Vorzimmer, bessere Gespräche

Die besten Anrufe beginnen mit einer Firma, die gerade sucht, und einer Person, der die Stelle gehört. Dann ist das Gespräch am Empfang kurz: Du hast einen echten Anlass und weißt, wen du brauchst. Genau das liefert LeadFlow jeden Tag in dein CRM: Firmen, die in deiner Nische einstellen, mit dem passenden Entscheider. Und wenn dein CRM fürs Telefonieren eingerichtet sein soll, mit Aufgaben, Anrufprotokoll und Nachfass-Automationen, übernimmt das SalesPower auf Basis von Close.

Das Wichtigste in Kürze

• Das Vorzimmer schützt die Zeit der Kollegen vor irrelevanten Anrufen. Bist du relevant, bist du nicht der Anruf, der abgewimmelt wird.
• Selbstbewusst und direkt: Name, Agentur und „Bitte einmal zu {Vorname} {Nachname}, ich bleibe solange in der Leitung!“ Keine Floskeln wie „Störe ich?“ oder „Haben Sie kurz Zeit?“.
• Beantworte „Worum geht es?“ und „Erwartet er Sie?“ kurz und ehrlich und bitte dann erneut ums Durchstellen.
• Bist du durchgestellt, ist das Ziel ein kurzer Termin, nicht der Verkauf am Telefon.
• Gib dich nie als Kunde, Bewerber, Bekannter oder Rückrufer aus.
• Ist der Entscheider nicht da: Durchwahl und Rückrufzeit holen, notieren und genau dann wieder anrufen.
• Rechtlich unterscheiden sich Deutschland, Österreich und die Schweiz deutlich. In Österreich sind Werbeanrufe ohne vorherige Einwilligung unzulässig.

Häufige Fragen

Wie komme ich in der Telefonakquise am Vorzimmer vorbei?

Indem du selbstbewusst und ehrlich auftrittst. Nenn Namen und Agentur und bitte direkt ums Durchstellen, etwa: „Bitte einmal zu Frau Schneider, ich bleibe solange in der Leitung!“ Fragt der Empfang nach, antwortest du kurz und wahr mit der ausgeschriebenen Stelle. Geblockt wird, wer zögert oder ausweicht, nicht wer einen klaren Anlass hat.

Was sage ich, wenn der Empfang fragt, worum es geht?

Sag es kurz und offen und bitte dann erneut ums Durchstellen, zum Beispiel: „Es geht um Ihre ausgeschriebene Stelle als Elektroingenieur. Stellen Sie mich bitte einmal durch?“ Wer ausweicht, klingt nach genau dem Anruf, den der Empfang abwimmeln soll, und ein langer Pitch am Empfang hilft auch nicht.

Darf ich mich als Kunde oder Bekannter ausgeben, um durchgestellt zu werden?

Davon ist klar abzuraten. Es ist Täuschung, beschädigt den Ruf deiner Agentur bei dieser Firma dauerhaft und schafft unnötige rechtliche Risiken. Ein ehrlicher Anlass wie die offene Stelle bringt dich weiter.

Ist Kaltakquise per Telefon bei Firmen in Österreich erlaubt?

Nach § 174 Abs. 1 TKG 2021 sind Werbeanrufe ohne vorherige Einwilligung unzulässig, und zwar auch gegenüber Unternehmen. Laut WKO gilt das auch für den ersten Kontakt zu potenziellen Kunden. Das ist keine Rechtsberatung, im Einzelfall frag eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt.

Was mache ich, wenn das Vorzimmer sagt, die Firma arbeitet nicht mit Personalvermittlungen?

Bedank dich, frag, ob das für diese Stelle oder generell gilt, und vermerk es im CRM. Wer ein klares Nein respektiert, schützt seinen Ruf und hat mehr Zeit für Firmen, die offen für Unterstützung sind.