Telefonleitfaden Kaltakquise für Personalvermittlungen: vom Vorzimmer bis zum Termin
Telefonleitfaden für Personalvermittler: Vorzimmer, Einstieg über die offene Stelle, Pain-Fragen, Pitch als Ja-Frage, Termin für morgen, Einwände.
Ein guter Telefonleitfaden für die Kaltakquise in der Personalvermittlung steigt direkt mit der ausgeschriebenen Stelle ein, holt sich mit „Die ist ja noch aktuell, richtig?“ das erste Ja und fragt dann nach dem Druck hinter der Vakanz. Der Pitch ist eine Ja-Frage, und das Ziel des Anrufs ist ein Termin für morgen oder heute, nicht der Verkauf am Telefon.
Die meisten Telefonleitfäden für Personalvermittler klingen nach Angst vor dem Anruf. „Guten Tag Herr Müller, passt es gerade ganz schlecht?“ Damit zeigst du dem Gegenüber den Ausgang, bevor du gesagt hast, worum es geht.
Ein Anruf bei einer Firma, die gerade sucht, braucht keine Entschuldigung. Dort ist eine Stelle offen, die du besetzen kannst. Das sagst du: laut, freundlich, mit Lächeln in der Stimme und dem Namen richtig ausgesprochen. Kein Rumdrucksen, keine Firmenvorstellung.
Ziel des ersten Anrufs ist ein Termin. Du verkaufst nicht am Telefon und schickst keine Profile ins Blaue, du holst dir 20 Minuten im Kalender, am besten morgen.
Wie ist ein guter Telefonleitfaden in der Personalvermittlung aufgebaut?
Sechs Schritte, jeder mit einer klaren Aufgabe:
| Schritt | Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Vorzimmer | Freundlich bestimmt durchstellen lassen | Entscheider am Telefon oder Durchwahl + Rückrufzeit |
| 2. Einstieg | Stelle nennen, Bestätigung holen | Erstes Ja: „Die ist noch aktuell.“ |
| 3. Pain | Ein, zwei Angriffspunkte finden | O-Töne, die du mitschreibst |
| 4. Pitch | Eine Ja-Frage stellen | Ja → Termin, Nein → Einwand |
| 5. Termin | Sofort in den Kalender, morgen oder heute | Termin mit Einladung und Nummer |
| 6. Vorbereitung | Fragen zur Stelle, Termin festzurren | Höhere Show-Rate |
Die Grundlage für alles: Du rufst nur Firmen an, die gerade eine passende Stelle ausgeschrieben haben, und verlangst die Person, die sie verantwortet. Wie du die findest, steht im Artikel zur Leadgenerierung für Personalvermittlungen.
Was ist rechtlich zu beachten?
Werbeanrufe bei Unternehmen brauchen in Deutschland nach § 7 Abs. 2 UWG zumindest eine mutmaßliche Einwilligung, und dafür reicht ein allgemeiner Branchenbezug nach der Rechtsprechung nicht. Ein Anruf wegen einer konkret ausgeschriebenen Stelle in deinem Fachgebiet steht deutlich besser da, steht in der Anzeige aber „Keine Vermittler“, sieht es anders aus (mehr dazu im Artikel zu „Akquise nicht gewünscht“ in Stellenanzeigen). Rufnummer nicht unterdrücken, und das hier ist keine Rechtsberatung.
Schritt 1: Vorzimmer und Empfang
Am Empfang fragst du nicht um Erlaubnis, du bittest um eine Verbindung. Mit Namen, wenn du ihn kennst, und mit der Ansage, dass du dranbleibst:
„Hallo Frau {Name}, hier ist {Vorname} von {Agentur}. Bitte einmal zu {Vorname Nachname}, ich bleibe solange in der Leitung!“
Fragt sie nach, worum es geht, antwortest du kurz und ehrlich und bittest noch einmal freundlich um Durchstellen:
„Es geht um Ihre ausgeschriebene Stelle als {Stelle}. Stellen Sie mich bitte einmal durch?“
Ist die Person nicht da, holst du dir zwei Dinge: die Durchwahl und eine Uhrzeit, zu der sie gut erreichbar ist. Dann rufst du genau dann wieder an.
Was du nicht tust: dich als Kunde, Bewerber oder Bekannter ausgeben oder einen Rückrufwunsch erfinden. Das fliegt auf, und die Nummer ist verbrannt. Mehr Formulierungen für den Empfang findest du im Artikel am Vorzimmer vorbei in der Telefonakquise.
Schritt 2: Einstieg mit der Stelle
Kein Small Talk, keine Agenturvorstellung. Name, Agentur, Stelle, Bestätigungsfrage:
„Hallo Herr {Nachname}, hier ist {Vorname} von {Agentur}. Ich rufe an wegen Ihrer ausgeschriebenen Stelle als {Stelle} in {Ort}. Die ist ja noch aktuell, richtig?“
Das „richtig?“ holt dir das erste Ja, und das Gespräch läuft. Varianten:
„Sie sind da offen für gute Bewerber?“
„Da brauchen Sie noch gute Leute?“
| Reaktion | Deine Antwort |
|---|---|
| „Ja, ist noch offen.“ | Direkt weiter zu Schritt 3. |
| „Die ist schon besetzt.“ | „Glückwunsch! Haben Sie andere Stellen aktuell zu besetzen?“ |
| „Wer sind Sie nochmal?“ | Einstieg kurz wiederholen: „{Vorname} von {Agentur}, es geht um Ihre Stelle als {Stelle}.“ Und direkt mit der ersten Pain-Frage weiter. |
Schritt 3: Pain-Fragen und O-Töne mitschreiben
Jetzt findest du heraus, wie dringend es ist. Ein, zwei Angriffspunkte reichen:
„Ich nehme an, Sie wollen die Stelle zeitnah besetzen, richtig?“
„Bis wann soll die Position besetzt sein?“
„Suchen Sie eine oder mehrere Personen?“
„Darf ich fragen, warum die Stelle besetzt werden muss?“
„Seit wann suchen Sie da schon?“
Schreib die Antworten wörtlich mit, nicht „Bedarf vorhanden“. Diese O-Töne sind deine Munition für den Rest des Gesprächs:
| O-Ton | Was du daraus machst |
|---|---|
| „Der aktuelle geht im Frühjahr in Ruhestand.“ | Es gibt eine Deadline. Das ist dein Argument für einen Termin morgen statt in drei Wochen. |
| „Wir suchen schon länger und finden keinen.“ | Kommt später „Machen wir selbst“, spielst du genau diesen Satz zurück. |
| „Wir haben sehr spezifische Anforderungen.“ | Grund für ein Gespräch statt „Schicken Sie mal Profile“. |
Schritt 4: Der Pitch als Ja-Frage
Erst jetzt sagst du, was du machst, in einem Satz, und dann kommt eine Frage:
„Okay, verstehe, dann ist es ja gut, dass ich anrufe. Wir haben uns auf {Spezialisierung} spezialisiert. Kurze Frage: Wenn wir Ihnen richtig gute, qualifizierte Bewerber aus Ihrer Region auf den Schreibtisch legen, würden Sie die kennenlernen wollen, auch wenn sie von einem Personaldienstleister kommen?“
Ein Nein klingt hier unlogisch. Kommt das Ja, gehst du sofort in den Termin, kommt ein Einwand, zur Einwandbehandlung unten.
Schritt 5: Termin sofort, morgen oder heute
Nicht „Ich melde mich nächste Woche mal“, sondern jetzt in den Kalender:
„Dann lassen Sie uns gleich in den Kalender schauen. Wie sieht es morgen bei Ihnen aus? Oder passt es spontan noch heute Nachmittag?“
Kurzfristig ist logisch: Die Stelle ist offen, und morgen weiß dein Gegenüber noch, warum es Ja gesagt hat. In drei Wochen nicht mehr.
Dann die Kontaktdaten festmachen:
„Die Einladung schicke ich an {Mail}? Und wie erreichen wir Sie am besten?“
Schritt 6: Vorbereitungsfragen und Show-Rate
Ein Termin im Kalender ist noch kein Termin, der stattfindet. Zwei Dinge helfen.
Vorbereitungsfragen. Wer im Anruf über seine Stelle redet, investiert in den Termin:
- Um welche Vakanz oder Vakanzen geht es genau?
- Was sind die wichtigsten Anforderungen?
- Bis wann soll eingestellt werden?
- Gibt es weitere Stellen, die wir gleich mit besprechen sollten?
Festzurren. Schick die Einladung, während ihr noch telefoniert, und lass sie bestätigen. Erwähne den Button zum Verschieben, wer verschieben kann, sagt seltener einfach ab. Dann zusammenfassen und verabschieden:
„Super, dann sprechen wir am {Tag} um {Uhrzeit} über die Besetzung Ihrer Stelle als {Stelle}. Ich freue mich, bis dann!“
Einwände: die Kernsätze
Einwände sind meistens kein Nein, sondern eine Frage nach dem Warum:
| Einwand | Deine Antwort |
|---|---|
| „Kein Bedarf.“ | „Das heißt, Sie schreiben Stellen aus und bekommen sofort so viele qualifizierte Bewerbungen, dass Sie gar nicht wissen, mit wem Sie zuerst sprechen sollen? Fachkräftemangel ist bei Ihnen kein Thema?“ Öffnet er sich: „Seit wann suchen Sie denn schon? Bis wann soll besetzt sein?“ |
| „Keine Zeit.“ | „Vollstes Verständnis, genau deshalb gibt es mich: um einen Termin zu finden, der für beide passt. Ich brauche nur eine Minute, darf ich gleich loslegen?“ |
| „Was kostet das?“ | „Wichtige Frage, die ich sofort beantworten würde, wenn ich könnte. Wir haben verschiedene Modelle und schauen im kurzen Erstgespräch, was zu Ihnen passt. Danach bekommen Sie alles schwarz auf weiß.“ |
| „Schicken Sie mir Profile.“ | „Verstehen Sie mich nicht falsch: Einen Kandidaten, der seit Wochen in der Datenbank liegt, würde ich Ihnen ungern vorstellen. Deshalb schauen wir uns individuell an, was Sie brauchen.“ Dann zurück zum Termin. |
| „Wir arbeiten schon mit jemandem.“ | „Sind Sie zufrieden?“ Dann: „Wenn wir besser sind als Ihre aktuelle Lösung, wäre ein kurzer Austausch sinnvoll, oder? Wenn wir Ihnen einen perfekt passenden Mitarbeiter vor die Tür stellen, würden Sie den wegschicken?“ |
| „Machen wir selbst.“ | „Wenn jetzt ein perfekt passender Mitarbeiter vor Ihrer Tür steht und der kam über uns, würden Sie ihn wegschicken?“ Hast du vorhin „Wir suchen schon länger“ mitgeschrieben, spiel es hier zurück. |
| „Kann ich nicht entscheiden.“ | Herausfinden, wer entscheidet und was dieser Person wichtig ist. Dann dort anrufen, mit der Stelle als Anlass. |
Wie Provisionen üblicherweise aufgebaut sind, steht unter Provision in der Personalvermittlung, weitere Einwände unter Einwandbehandlung in der Personalvermittlung.
Nicht verhandelbar: Wer klar sagt, dass er keine Anrufe will, wird nicht mehr angerufen. Vermerk das im CRM.
Damit der Leitfaden überhaupt greift
Der ganze Einstieg steht und fällt mit einer echten, aktuellen Stelle. „Die ist ja noch aktuell, richtig?“ funktioniert nur, wenn sie es auch ist. Jeden Morgen von Hand StepStone, Indeed und die Jobbörse der Arbeitsagentur nach passenden Firmen und Ansprechpartnern abzusuchen, frisst genau die Zeit, die du am Telefon brauchst.
Das übernimmt LeadFlow: Firmen, die in deiner Nische gerade einstellen, mit Entscheider und Stelle als Gesprächsanlass, jeden Tag direkt in dein CRM. Und wenn du ein CRM willst, das für diese Art Telefonakquise mit Aufgaben, Wiedervorlagen und Automationen eingerichtet ist, macht SalesPower das Setup auf Close.
Das Wichtigste in Kürze
- Kein „Passt es gerade schlecht?“: selbstbewusst, freundlich, mit der Stelle einsteigen.
- Am Empfang um Verbindung bitten, kurz und ehrlich sagen, worum es geht, nie mit Vorwand.
- „Die ist ja noch aktuell, richtig?“ holt das erste Ja, danach ein, zwei Pain-Fragen.
- O-Töne wörtlich mitschreiben, sie tragen Pitch, Termin und Einwandbehandlung.
- Der Pitch ist eine Ja-Frage, das Ziel ist ein Termin morgen oder heute.
- Vorbereitungsfragen und eine bestätigte Einladung erhöhen die Show-Rate.
Häufige Fragen
Wie fange ich einen Kaltakquise-Anruf als Personalvermittler an?
Mit Name, Agentur und der konkreten Stelle: „Ich rufe an wegen Ihrer ausgeschriebenen Stelle als {Stelle} in {Ort}. Die ist ja noch aktuell, richtig?“ Verzichte auf Einstiege wie „Haben Sie kurz Zeit?“ oder eine lange Agenturvorstellung. Die Stelle ist dein Grund für den Anruf, und den nennst du sofort.
Was ist das Ziel eines Akquiseanrufs in der Personalvermittlung?
Ein Termin, kein Verkauf am Telefon. Du findest heraus, wie dringend die Stelle ist, stellst eine Ja-Frage und schlägst direkt einen Termin für morgen oder heute vor. Konditionen und Details klärst du im Gespräch danach.
Was sage ich am Empfang, um durchgestellt zu werden?
Freundlich und bestimmt: „Hier ist {Vorname} von {Agentur}. Bitte einmal zu {Vorname Nachname}, ich bleibe solange in der Leitung!“ Fragt der Empfang nach, sag ehrlich, dass es um die ausgeschriebene Stelle geht. Ist die Person nicht da, hol dir Durchwahl und Rückrufzeit.
Ist Telefonakquise bei Unternehmen erlaubt?
Nach § 7 Abs. 2 UWG braucht ein Werbeanruf bei Unternehmen zumindest eine mutmaßliche Einwilligung, und ein allgemeiner Branchenbezug reicht dafür laut Rechtsprechung nicht. Ein Anruf wegen einer konkret ausgeschriebenen Stelle in deinem Fachgebiet ist die deutlich bessere Ausgangslage. Das ist keine Rechtsberatung.
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