Vertriebsteam aufbauen in der Personalvermittlung: Rollen, Einarbeitung, Vergütung

Fast jede Personalvermittlung stößt irgendwann an dieselbe Decke. Der Inhaber holt die Kunden, die Berater besetzen die Stellen, und sobald der Inhaber selbst in der Besetzung steckt, kommt nichts Neues mehr rein. Ein paar Monate später ist die Pipeline leer, und alle telefonieren hektisch los.

Die Lösung ist nicht „jeder macht ein bisschen mehr Akquise“. Die Lösung ist ein Vertrieb, der weiterläuft, egal ob die Berater gerade voll ausgelastet sind oder nicht. Dafür musst du klären, wer Türen öffnet, wer abschließt, wie du die Leute einarbeitest und wie du sie bezahlst.

In diesem Artikel geht es um Rollen, die Reihenfolge der Einstellungen, einen praxistauglichen Einarbeitungsplan und die Logik hinter der Vergütung, ohne so zu tun, als gäbe es die eine richtige Zahl.

Brauchst du eigene Vertriebler oder machen die Berater die Akquise selbst?

Es gibt zwei Grundmodelle, und die meisten Agenturen landen bei einer Mischung.

Die Frage ist nicht, welches Modell „richtig“ ist, sondern wo dein Engpass liegt. Haben deine Berater schon mehr Aufträge, als sie besetzen können, bringt ein Setter nur noch mehr Last. Sind die Berater halb leer und telefonieren ungern, ist eine eigene Vertriebsrolle meist der schnellste Hebel. Den ausführlichen Vergleich findest du unter 360-Grad oder Split-Desk.

Was macht ein Vertriebler in der Personalvermittlung konkret?

Halt die Rolle schmal. Je klarer der Job, desto schneller wird jemand gut darin.

Der Setter bzw. Business Developer:

• Arbeitet täglich eine Liste mit Firmen ab, die gerade Stellen ausgeschrieben haben.
• Kommt am Vorzimmer vorbei und erreicht den Entscheider.
• Klärt den Bedarf: welche Stelle, seit wann, bis wann, wie viele.
• Legt einen Termin mit einem Berater, am besten für morgen oder übermorgen.
• Dokumentiert jeden Anruf, jedes Ergebnis und jede Notiz im CRM.

Der Berater:

• Führt den Termin und verhandelt die Konditionen.
• Klärt den Auftrag.
• Stellt Kandidaten vor und steuert den Prozess.
• Baut den Kunden nach der ersten Besetzung aus.

Der Setter verhandelt keine Honorare und verspricht keine Kandidaten. Sein Job endet, wenn ein qualifizierter Termin im Kalender steht und der Berater die Notizen hat.

Wen stellst du zuerst ein?

Beim ersten Vertriebler zählt Verhalten, nicht der glatte Lebenslauf:

• Telefon-Ausdauer. Die Person telefoniert mehrere Stunden am Tag. Frag, wie sie in einem Job mit vielen Absagen klargekommen ist: Vertrieb, Gastro, Callcenter, Fundraising.
• Lernbereitschaft. Gib im Gespräch einen kurzen Leitfaden, lass ihn ausprobieren, gib ein Feedback, lass nochmal ran. Der Unterschied zwischen erstem und zweitem Versuch sagt mehr als jedes Zeugnis.
• Disziplin. Arbeitet sie eine Liste der Reihe nach ab, pflegt Notizen sauber und sitzt jeden Tag zur selben Zeit im Telefonblock?
• Neugier auf die Nische. Sie muss deinen Markt nicht kennen, aber verstehen wollen, was ein Bauleiter in Stuttgart oder eine Pflegedienstleitung in Wien eigentlich macht.

Erfahrung in der Personalvermittlung ist ein Plus, keine Pflicht. Wer schon irgendetwas am Telefon verkauft hat, lernt oft schneller als ein ehemaliger Berater, der nur besetzt hat.

Wie arbeitest du einen neuen Vertriebler ein?

Neue Vertriebler brauchen eine feste Routine, einen Leitfaden, den sie im Schlaf können, und schnelles Feedback. Ein einfacher Vier-Wochen-Plan:

Der Leitfaden, den sie zuerst lernen

Ein Einstieg, und der sitzt, bevor du irgendetwas änderst. Aufgebaut auf der offenen Stelle klingt er so:

„Hallo Herr {Nachname}, hier ist {Vorname} von {Agentur}. Ich rufe an wegen Ihrer ausgeschriebenen Stelle als {Stelle} in {Ort}. Die ist ja noch aktuell, richtig?“

Dann ein, zwei Fragen zum Bedarf:

„Ich nehme an, Sie wollen die Stelle zeitnah besetzen, richtig? Bis wann soll die Position besetzt sein?“

Dann der Pitch als Ja-Frage:

„Ok, verstehe – dann ist es ja gut, dass ich anrufe. Wir haben uns auf {Spezialisierung} spezialisiert. Kurze Frage: Wenn wir Ihnen richtig gute, qualifizierte Bewerber aus Ihrer Region auf den Schreibtisch legen, würden Sie die kennenlernen wollen, auch wenn sie von einem Personaldienstleister kommen?“

Und direkt in den Kalender:

„Dann lassen Sie uns gleich in den Kalender schauen. Wie sieht es morgen bei Ihnen aus? Oder passt es spontan noch heute Nachmittag?“

Den kompletten Ablauf inklusive Einwänden findest du im Telefonleitfaden für die Kaltakquise.

Tagesroutine

• Am Vortag: Liste vorbereitet, Kontakte geprüft, Anzeigen noch online.
• Vormittag: erster Telefonblock, keine Mails, keine Meetings.
• Mittag: kurze Runde mit der Teamleitung, zwei Gespräche nachhören, eine Sache ändern.
• Nachmittag: zweiter Telefonblock, Rückrufe zu den vereinbarten Zeiten.
• Feierabend: CRM vollständig, Termine mit Notizen an die Berater übergeben.

Wie vergütest du ein Vertriebsteam in der Personalvermittlung?

Die eine richtige Zahl gibt es nicht, und die Gehälter unterscheiden sich zwischen Hamburg, Stuttgart, Wien und Zürich deutlich. Was du richtig machen kannst, ist die Logik. Für eine Vertriebsrolle bietet sich ein Fixgehalt mit variablem Anteil an. Entscheidend ist, woran der variable Teil hängt und wann er fällig wird.

Woran du den variablen Anteil knüpfen kannst

Ausgewogen ist eine Kombination aus zwei Auslösern: ein kleinerer Betrag für jeden Termin, der tatsächlich mit einem Entscheider stattfindet, und ein Bonus, wenn daraus ein Auftrag wird oder die erste Besetzung abgerechnet ist. So bleibt der Setter bei der Qualität, ohne monatelang auf jede Belohnung zu warten.

Regeln, die später Streit verhindern

• „Qualifiziert“ schriftlich festlegen. Zum Beispiel: Entscheider im Termin, offene Stelle, Position in deiner Nische, Firma in deiner Größenklasse.
• No-Shows regeln. Erst bezahlt, wenn der Termin verschoben und gehalten wurde, oder gar nicht.
• Zuordnung klären. Wem wird der Kunde gutgeschrieben, wenn er schon im CRM stand? Vor dem ersten Streit aufschreiben.
• Fester Rhythmus. Monatlich, auf Basis von CRM-Daten, die beide Seiten sehen.
• Nach einem Quartal prüfen. Treibt das Modell das Verhalten, das du willst? Dann anpassen.

Lass ein variables Vergütungsmodell sauber im Arbeitsvertrag regeln und arbeitsrechtlich prüfen, statt es nebenbei zu improvisieren.

Welche Kennzahlen sollte ein Vertriebsteam verfolgen?

Trenn Aktivität und Ergebnis, damit du siehst, wo es hakt:

• Anwahlen und Gespräche mit Entscheidern.
• Gelegte und stattgefundene Termine.
• Termine, aus denen ein Auftrag wurde.
• Neue Kunden mit erster offener Stelle bei dir.

Leg Ziele nach dem ersten Monat aus deinen eigenen Zahlen fest, nicht aus fremden Benchmarks. Mehr dazu in Kennzahlen für die Akquise.

Dem Team das richtige Werkzeug geben

Ein Vertriebsteam ist nur so gut wie die Liste, die es abtelefoniert, und das System, in dem es arbeitet. Den größten Unterschied machen zwei Dinge: jeden Tag frische Firmen mit offenen Stellen und ein CRM, das jedem sagt, wen er als Nächstes anruft.

LeadFlow liefert Firmen, die in deiner Nische einstellen, mit Entscheider jeden Tag direkt in dein CRM. SalesPower richtet Close für Personalvermittlungen ein, mit Dialer, Pipeline-Stufen und Automationen, damit ein neuer Vertriebler vom ersten Tag an in der richtigen Reihenfolge telefoniert.

Das Wichtigste in Kürze

• Klär erst, wo dein Engpass liegt, bevor du zwischen 360° und eigener Vertriebsrolle entscheidest.
• Halt die Vertriebsrolle schmal: Entscheider erreichen, Bedarf klären, Termin legen, alles dokumentieren.
• Stell nach Telefon-Ausdauer, Lernbereitschaft und Disziplin ein, nicht nach Branchenerfahrung.
• Arbeite mit einem Leitfaden, festen Telefonblöcken und täglichem Feedback ein.
• Knüpf variable Vergütung an stattgefundene Termine und echte Aufträge und schreib die Regeln auf.
• Leg Ziele aus deinen eigenen Zahlen fest, nicht aus fremden Benchmarks.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Setter und Personalberater?

Ein Setter oder Business Developer öffnet Türen: Er erreicht Entscheider, klärt den Bedarf und legt Termine. Der Personalberater führt diese Termine, verhandelt die Konditionen und besetzt die Stelle. Im 360°-Modell macht eine Person beides.

Wann lohnt sich ein eigener Vertriebler in der Personalvermittlung?

Meist dann, wenn die Berater Kapazität für mehr Aufträge haben, aber selbst nicht genug neue Kunden holen, oder wenn die Akquise jedes Mal stillsteht, sobald viel zu besetzen ist. Sind die Berater schon mit Aufträgen überlastet, helfen mehr Termine erst, wenn die Besetzungskapazität wächst.

Wie vergütet man einen Setter in der Personalvermittlung?

Naheliegend ist ein Fixgehalt plus variabler Anteil. Eine sinnvolle Logik ist ein kleinerer Betrag pro stattgefundenem Termin mit einem qualifizierten Entscheider und ein Bonus, sobald daraus ein Auftrag wird oder die erste Besetzung abgerechnet ist. Was als qualifiziert gilt und wie No-Shows behandelt werden, sollte schriftlich feststehen.

Wie lange dauert die Einarbeitung eines Vertrieblers?

Das hängt von der Person und deiner Nische ab, ein strukturierter Plan hilft aber enorm: erste Woche Angebot, Nische und CRM, dann Leitfaden, Einwände und eigenständige Listenarbeit. Tägliches Feedback zu mitgehörten Gesprächen beschleunigt das deutlich.