Kunden gewinnen in der Pflege: Akquise für Personalvermittlungen im Gesundheitswesen

Pflege wirkt wie der dankbarste Markt für eine Personalvermittlung. Pflegefachkräfte werden praktisch überall gesucht, die Jobportale sind voll mit Anzeigen. Die Bundesagentur für Arbeit führt Pflegeberufe in ihrer Engpassanalyse seit Jahren unter den Berufen mit Fachkräfteengpass. Trotzdem tun sich viele Agenturen schwer, dort feste Kunden aufzubauen.

Der Grund: Einrichtungen im Gesundheitswesen kaufen anders als ein Maschinenbauer. Entscheider stehen auf Station oder im Wohnbereich statt am Schreibtisch, große Träger haben eigene Einkaufswege, und das Thema Zeitarbeit ist in der Pflege emotional aufgeladen. Wer anruft wie bei einem Industriekunden, hört schnell „Wir arbeiten nicht mit Agenturen“.

Hier geht es darum, welche Einrichtungen du ansprichst, wer dort entscheidet, was du rechtlich auf dem Schirm haben solltest und wie der Anruf klingt.

Welche Zielkunden gibt es in Pflege und Gesundheitswesen?

Entscheide dich zuerst für ein Segment. Jedes hat eigene Entscheidungswege und ein eigenes Tempo.

Wichtig ist auch der Träger. Kommunale, freigemeinnützige (etwa kirchliche) und private Träger ticken unterschiedlich, bei Gehältern, Entscheidungswegen und Haltung gegenüber Personaldienstleistern. Eine Direktvermittlung für Pflegefachkräfte in privaten Pflegeheimen rund um Hamburg braucht eine andere Liste und einen anderen Pitch als die Suche nach Oberärzten für Kliniken in Bayern.

Direktvermittlung oder Zeitarbeit: Warum die Unterscheidung in der Pflege zählt

Keine Rechtsberatung, aber ein paar Grundlagen solltest du kennen.

• Personalvermittlung (Direktvermittlung) ist in Deutschland erlaubnisfrei, eine Gewerbeanmeldung genügt. Der Kandidat wird direkt bei der Einrichtung angestellt.
• Arbeitnehmerüberlassung (Zeitarbeit) braucht eine Erlaubnis nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), zuständig ist die Bundesagentur für Arbeit. Ein branchenweites Verbot gibt es nach § 1b AÜG nur für das Baugewerbe, nicht für die Pflege.
• Die politische Debatte läuft: Der Bundesrat hat im Februar 2024 eine Entschließung zur „Eindämmung der Leiharbeit in der Pflege“ beschlossen und die Bundesregierung aufgefordert, Leiharbeit in Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen wirksam zu begrenzen. Eine solche Entschließung ist rechtlich nicht bindend. Prüf trotzdem regelmäßig den aktuellen Stand, bevor du ein Zeitarbeitsmodell in der Pflege aufbaust.

Für die Akquise heißt das: Viele Einrichtungen haben schlechte Erfahrungen mit teurer Leiharbeit oder stehen ihr grundsätzlich kritisch gegenüber. Wenn du direkt vermittelst, sag das früh und klar. Der Unterschied zwischen „Wir verleihen Pflegekräfte“ und „Wir finden Ihnen eine feste Pflegefachkraft, die bei Ihnen angestellt ist“ entscheidet oft, ob das Gespräch weitergeht. Mehr zu den beiden Modellen findest du in Zeitarbeit oder Direktvermittlung.

Bei Pflegekräften aus dem Ausland kommen Anerkennung und Aufenthaltsrecht dazu. Das ist ein eigenes Fachgebiet mit eigenen Regeln, das du nur anbieten solltest, wenn du dich dort wirklich auskennst.

Wer entscheidet in Klinik, Pflegeheim und ambulantem Dienst?

Die Person, die die offene Stelle am meisten spürt, sitzt selten in der Personalabteilung. In der Pflege ist es fast immer die Leitung, deren Dienstplan Löcher hat.

Lass die Finger von der Konzernspitze großer Klinik- oder Pflegeheimketten. Die besetzt keine Stelle im Wohnbereich. Wie du die richtige Person findest, steht in den richtigen Ansprechpartner finden.

So klingt der Anruf beim Pflegeheim oder ambulanten Dienst

Leitungen in der Pflege sind selten am Platz und immer unter Zeitdruck. Kurz bleiben, mit der Stelle einsteigen, auf einen Termin zielen.

Vorzimmer oder Verwaltung:

„Hallo Frau {Nachname}, hier ist {Vorname} von {Agentur}. Bitte einmal zu Herrn {Vorname Nachname}, ich bleibe solange in der Leitung!“

Fragt die Verwaltung nach: „Es geht um Ihre ausgeschriebene Stelle als Pflegefachkraft.“ Ist die PDL auf dem Wohnbereich, hol dir Durchwahl und die beste Zeit für den Rückruf.

Einstieg bei der PDL:

„Hallo Frau {Nachname}, hier ist {Vorname} von {Agentur}. Ich rufe an wegen Ihrer ausgeschriebenen Stelle als Pflegefachkraft im Nachtdienst in Hamburg-Altona. Die ist ja noch aktuell, richtig?“

Bedarf (ein, zwei Fragen):

• „Bis wann soll die Stelle besetzt sein?“
• „Seit wann suchen Sie da schon?“
• „Suchen Sie eine Person oder mehrere?“

Pitch als Ja-Frage:

„Verstehe, dann ist es gut, dass ich anrufe. Wir vermitteln ausschließlich Pflegefachkräfte in Festanstellung für Pflegeeinrichtungen im Raum Hamburg. Kurze Frage: Wenn wir Ihnen richtig gute Pflegefachkräfte aus der Region vorstellen, die fest bei Ihnen anfangen wollen, würden Sie die kennenlernen wollen, auch wenn sie von einem Personaldienstleister kommen?“

Termin sofort:

„Dann lassen Sie uns gleich in den Kalender schauen. Wie sieht es morgen bei Ihnen aus? Oder passt es spontan noch heute Nachmittag?“

Bei einer Klinik in Stuttgart oder Wien funktioniert derselbe Aufbau, etwa mit der Bereichsleitung Intensivpflege oder dem Chefarzt. Kommt „Wir arbeiten nicht mit Zeitarbeit“, hilft die Klarstellung: „Verstehe ich gut. Wir verleihen nicht, wir vermitteln in Festanstellung bei Ihnen.“ Weitere typische Einwände behandelt Einwandbehandlung in der Personalvermittlung.

Welche Signale zeigen echten Bedarf?

• Dieselbe Stelle erneut ausgeschrieben, die eigene Suche hat nicht gereicht.
• Mehrere Stellen in einer Einrichtung, das deutet auf Fluktuation oder Erweiterung.
• Nachtdienst, Intensiv, OP oder Leitungsstellen, die lange online sind.
• Eine gesuchte PDL oder Wohnbereichsleitung, oft ein Zeichen, dass auch das Team darunter unter Druck steht.
• Neue Einrichtungen oder Standorte, für die ein ganzes Team aufgebaut werden muss.

Die Stellen findest du auf StepStone, Indeed, in der Jobbörse der Arbeitsagentur, auf Pflege-Fachportalen und vor allem auf den Karriereseiten der Träger.

Aus der Recherche ein System machen

Jede Woche Portale und Karriereseiten durchgehen, andere Personaldienstleister aussortieren und für jede Einrichtung die richtige PDL finden, kostet Stunden. Zeit, die beim Telefonieren fehlt.

LeadFlow übernimmt diese Recherche: Es findet Kliniken, Pflegeheime und ambulante Dienste, die in deiner Region gerade suchen, ermittelt den Entscheider und liefert den Lead jeden Tag in dein CRM. Soll auch die Ansprache laufen, fährt die Growth Engine Cold-Mail-Kampagnen auf Basis derselben Stellen. Wie du daraus eine Liste baust, steht auch in Firmen finden, die einstellen.

Das Wichtigste in Kürze

• Wähl ein Segment: Kliniken, Pflegeheime, ambulante Dienste und Praxen kaufen unterschiedlich ein.
• Ruf die Leitung an, deren Dienstplan Lücken hat, meist PDL oder Einrichtungsleitung, nicht die Konzernspitze.
• Trenn Direktvermittlung und Zeitarbeit klar und sag früh, was du anbietest.
• Arbeitnehmerüberlassung in der Pflege ist erlaubt, aber politisch umstritten. Den aktuellen Stand regelmäßig prüfen.
• Steig mit der Stelle ein, stell ein, zwei Bedarfsfragen und vereinbare einen Termin.

Häufige Fragen

Wie gewinnt eine Personalvermittlung Kunden in der Pflege?

Indem sie Einrichtungen anspricht, die gerade suchen, etwa Pflegeheime, ambulante Dienste und Kliniken, und direkt die Pflegedienstleitung oder Einrichtungsleitung anruft. Einstieg ist die konkrete Stelle, Ziel ein kurzer Termin. Wer klar sagt, dass er in Festanstellung vermittelt, umgeht oft die Vorbehalte gegen Zeitarbeit.

Ist Zeitarbeit in der Pflege verboten?

Nein. Ein branchenweites Verbot der Arbeitnehmerüberlassung gibt es nach § 1b AÜG nur für das Baugewerbe. Der Bundesrat hat 2024 aber eine nicht bindende Entschließung beschlossen, die Leiharbeit in der Pflege einzudämmen. Das ist keine Rechtsberatung, prüf den aktuellen Stand vor einer Entscheidung.

Wer ist im Pflegeheim der richtige Ansprechpartner für eine Personalvermittlung?

Meist die Pflegedienstleitung oder die Einrichtungsleitung, weil sie den Dienstplan verantworten und die Lücke spüren. Bei großen Ketten reden Regionalleitung oder Personalabteilung mit. Die Zentrale eines bundesweiten Trägers erreicht selten die Person, die die Stelle besetzen muss.

Braucht eine Personalvermittlung für Pflegekräfte eine Erlaubnis?

Für reine Direktvermittlung genügt in Deutschland in der Regel die Gewerbeanmeldung. Wer Pflegekräfte im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung verleiht, braucht eine Erlaubnis nach dem AÜG von der Bundesagentur für Arbeit. Im Einzelfall solltest du dich rechtlich beraten lassen.