Kontaktdaten finden in der Personalvermittlung: So kommst du an den Entscheider

Du hast eine Firma gefunden, die sucht. Die Stelle passt in deine Nische, der Standort stimmt, die Anzeige ist seit drei Wochen online. Und dann kommt die Frage, an der jede Akquise hängt: Wen rufst du an, und wie erreichst du ihn?

In der Stellenanzeige steht meistens „Bewerben Sie sich über unser Karriereportal“. Das hilft dir beim Bewerber, nicht beim Kunden. Viele Personalvermittler raten deshalb, rufen blind in der Zentrale an oder kaufen eine Liste, von der die Hälfte nicht mehr stimmt.

In diesem Artikel geht es darum, woher die Kontaktdaten von Entscheidern wirklich kommen, wie du sie vor dem Anruf prüfst und wie du mit personenbezogenen Daten so umgehst, dass du es im Zweifel erklären kannst.

Welche Kontaktdaten brauchst du eigentlich?

Bevor du suchst, kläre, was du wirklich brauchst. Für den ersten Anruf ist das deutlich weniger, als dir die meisten Datentools verkaufen wollen:

Name, Position und eine Nummer, die im richtigen Gebäude klingelt, bringen dich schon sehr weit. Alles andere ist Zugabe. Wenn du noch unsicher bist, wer überhaupt der richtige Ansprechpartner ist, lies vorher den richtigen Ansprechpartner finden.

Wo finden Personalvermittler die Kontaktdaten von Entscheidern?

1. In der Stellenanzeige

Fang da an, wo das Signal herkommt. Gerade im Mittelstand nennen viele Anzeigen einen Ansprechpartner für Rückfragen, oft mit Telefonnummer. In Technik, Handwerk und Pflege steht nicht selten direkt die Fachabteilungsleitung oder der Inhaber drin.

Lies die ganze Anzeige, nicht nur den Titel. Achte auf:

• „Ihr Ansprechpartner: {Name}“ am Ende.
• Hinweise auf die Führungskraft („Sie berichten an unsere Werkleitung“).
• Eine Telefonnummer, die von der Zentrale abweicht. Das ist oft eine Durchwahl.

Auf StepStone, Indeed und in der Jobbörse der Arbeitsagentur sieht das je nach Anzeige unterschiedlich aus. Lohnt sich trotzdem jedes Mal.

2. Website und Impressum

Kleinere Firmen haben oft eine Seite „Über uns“ oder „Team“ mit Namen und Funktionen. Im Mittelstand findest du häufig die Geschäftsleitung, manchmal auch Abteilungsansprechpartner auf der Kontaktseite.

Für deutsche Firmen ist das Impressum Pflicht. Nach § 5 DDG müssen juristische Personen dort unter anderem Rechtsform und Vertretungsberechtigte angeben, bei einer GmbH also in der Regel die Geschäftsführer. Außerdem muss eine Mailadresse für die schnelle Kontaktaufnahme drinstehen, das ist allerdings meist ein allgemeines Postfach.

3. Handelsregister, Firmenbuch, Zefix

Register sind verlässlich für genau eine Frage: Wer führt die Firma offiziell?

• Deutschland: Seit dem 1. August 2022 kannst du Registerauszüge im gemeinsamen Registerportal kostenlos abrufen. Der aktuelle Ausdruck zeigt unter anderem die aktuellen Geschäftsführer.
• Schweiz: Die einfache Online-Ansicht im Zefix ist kostenlos. Dort siehst du auch die zeichnungsberechtigten Personen.
• Österreich: Das Firmenbuch ist das Gegenstück zum Handelsregister. Auszüge bekommst du über die offiziellen Abfragestellen.

Wichtig: Das Register sagt dir, wer Geschäftsführer ist, nicht, wer die Stelle besetzt. Bei einem Handwerksbetrieb mit 30 Leuten in Stuttgart ist das oft dieselbe Person. Bei einer Unternehmensgruppe mit 2.000 Mitarbeitern in Hamburg fast nie.

4. LinkedIn

LinkedIn ist der schnellste Weg zur Fachabteilungsleitung hinter einer Stelle: Firma suchen, nach Funktion und Hierarchie filtern, schauen, wer über das Team postet. Wer das täglich macht, spart mit Sales Navigator Zeit.

Aber: von Hand. LinkedIn erlaubt nach eigener Aussage keine Software von Drittanbietern wie Crawler, Bots oder Browser-Erweiterungen, die die Seite scrapen oder Aktivitäten automatisieren. Das kann zur Sperre deines Kontos führen, und darauf willst du deine Akquise nicht bauen. Wie du auf LinkedIn selbst ansprichst, steht in LinkedIn-Akquise für Personalvermittler.

5. Die Zentrale

Die meistunterschätzte Quelle. Der Empfang weiß, wer welches Team leitet, und kann dir die Durchwahl geben. Kurz, freundlich, bestimmt:

„Hallo Frau {Nachname}, hier ist {Vorname} von {Agentur}. Bitte einmal zu {Vorname Nachname}, ich bleibe solange in der Leitung!“

Wenn nachgefragt wird, ehrlich antworten:

„Es geht um Ihre ausgeschriebene Stelle als {Stelle} in {Ort}.“

Ist die Person nicht da, hinterlass keine vage Nachricht. Hol dir Durchwahl und Rückrufzeit und trag beides ins CRM ein. Mehr dazu in Vorzimmer in der Telefonakquise.

6. Vom Entscheider selbst

Die besten Kontaktdaten bekommst du, wenn du den Entscheider am Telefon hast. Ein gutes Erstgespräch endet mit einem Termin, und genau da fragst du nach Mail und Nummer:

„Dann lassen Sie uns gleich in den Kalender schauen. Wie sieht es morgen bei Ihnen aus? Die Einladung schicke ich an Ihre geschäftliche Mailadresse? Und wie erreichen wir Sie am besten?“

Diese Daten sind korrekt, aktuell und kommen direkt von der Person.

Wie prüfst du Kontaktdaten vor dem Anruf?

Veraltete Daten fressen in der Akquise am meisten Zeit. Leute wechseln die Firma, werden befördert oder gehen in Rente. Ein kurzer Check vor jedem Anruf erspart dir peinliche Gespräche:

Fällt ein Kontakt durch, korrigier das vor dem Anruf, nicht währenddessen.

Wie bleibst du bei der Kontaktrecherche DSGVO-konform?

Geschäftliche Kontaktdaten namentlich bekannter Personen sind personenbezogene Daten. Das heißt nicht, dass du sie nicht nutzen darfst, aber du musst sauber damit umgehen. Das hier ist ein allgemeiner Überblick, keine Rechtsberatung. Im Zweifel frag deinen Datenschutzbeauftragten oder einen Anwalt.

Rechtsgrundlage haben und dokumentieren

Für die Akquise stützen sich die meisten Agenturen auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Erwägungsgrund 47 sagt ausdrücklich, dass Verarbeitung zum Zweck der Direktwerbung als berechtigtes Interesse betrachtet werden kann. Eine Abwägung gegen die Interessen der Person brauchst du trotzdem. Schreib sie auf und leg sie ab.

Was das praktisch heißt:

• Nur erheben, was du für ein geschäftliches Gespräch brauchst: Name, Funktion, geschäftliche Kontaktwege.
• Nur Personen in einer Rolle, die zu deinem Angebot passt.
• Keine Privatadressen, privaten Social-Media-Profile oder privaten Handynummern aus irgendwelchen Ecken des Internets.

Über die Herkunft informieren (Art. 14)

Hast du die Daten nicht bei der Person selbst erhoben, musst du sie nach Art. 14 DSGVO informieren, unter anderem darüber, wer du bist, wozu du die Daten verarbeitest und woher sie stammen. Das muss innerhalb einer angemessenen Frist passieren, spätestens nach einem Monat, und wenn du die Daten zur Kontaktaufnahme nutzt, spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme. Viele Agenturen haben dafür einen kurzen Datenschutzhinweis auf der Website und verweisen beim ersten Kontakt darauf.

Widerspruch sofort umsetzen (Art. 21)

Nach Art. 21 DSGVO kann jede Person der Verarbeitung für Direktwerbung jederzeit widersprechen. Danach dürfen ihre Daten für diesen Zweck nicht mehr verarbeitet werden. Auf dieses Recht musst du spätestens bei der ersten Kommunikation ausdrücklich und getrennt von anderen Informationen hinweisen. In der Praxis:

• Widerspruch sofort im CRM vermerken.
• Person auf eine Sperrliste setzen, die jedes Tool und jeder Kollege prüft.
• Nie wieder über eine andere Liste importieren.

Schweiz: eigenes Datenschutzgesetz

In der Schweiz gilt nicht die DSGVO, sondern das revidierte Datenschutzgesetz (DSG), seit dem 1. September 2023 in Kraft. Es lehnt sich eng an die DSGVO an, ist aber ein eigenes Gesetz. Wenn du regelmäßig Schweizer Firmen ansprichst, lass dein Vorgehen auch dafür prüfen.

Recherche als Routine statt als Zeitfresser

Einen Entscheider von Hand zu finden, dauert ein paar Minuten. Den richtigen für jede passende Stelle in deinem Markt zu finden, jeden Tag, frisst die Zeit deiner Berater. Deshalb trennen viele Agenturen Recherche und Verkauf: Die Recherche wird automatisiert oder abgegeben, die Berater telefonieren.

Genau das macht LeadFlow: Es findet Firmen, die in deiner Nische einstellen, ermittelt den passenden Entscheider und spielt den Lead jeden Tag in dein CRM. Ist das CRM der Engpass, richtet SalesPower Close mit Ansichten und Automationen ein, damit die Leads in der richtigen Reihenfolge abtelefoniert werden.

Das Wichtigste in Kürze

• Starte bei der Stellenanzeige und der Website der Firma. Das sind die verlässlichsten öffentlichen Quellen.
• Impressum und Handelsregister zeigen, wer die Firma führt, nicht unbedingt, wer die Stelle besetzt.
• Nutze LinkedIn von Hand. Scraping-Tools und Automations-Bots erlaubt LinkedIn nicht.
• Die Zentrale und der Entscheider selbst liefern die genauesten direkten Kontaktdaten.
• Prüf jeden Kontakt vor dem Anruf: noch in der Rolle, passende Funktion, passende Ebene.
• Rechtsgrundlage dokumentieren, über die Datenherkunft informieren, Widerspruch sofort umsetzen.

Häufige Fragen

Wo finde ich den Geschäftsführer einer Firma?

Im Impressum der Website, denn juristische Personen müssen dort nach § 5 DDG ihre Vertretungsberechtigten nennen. Zusätzlich zeigt der kostenlose Auszug aus dem Handelsregister die aktuellen Geschäftsführer. In der Schweiz hilft Zefix, in Österreich das Firmenbuch.

Darf ich geschäftliche Kontaktdaten für die Akquise nutzen?

Geschäftliche Kontaktdaten namentlich bekannter Personen sind personenbezogene Daten. Meist ist das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage, die Abwägung solltest du dokumentieren. Außerdem musst du nach Art. 14 über die Herkunft informieren und einen Widerspruch nach Art. 21 sofort umsetzen. Das ist keine Rechtsberatung.

Darf ich Kontaktdaten von LinkedIn automatisiert auslesen?

LinkedIn erlaubt nach eigener Aussage keine Drittanbieter-Software wie Crawler, Bots oder Browser-Erweiterungen, die die Seite scrapen oder Aktivitäten automatisieren. Recherchiere dort von Hand oder mit LinkedIns eigenen Produkten wie Sales Navigator.

Was mache ich, wenn jemand keinen Kontakt mehr möchte?

Sofort aufhören, den Widerspruch im CRM vermerken und die Person auf eine Sperrliste setzen, die alle Tools und Kollegen prüfen. Nach Art. 21 DSGVO dürfen ihre Daten dann nicht mehr für Direktwerbung verarbeitet werden, und sie darf auch nicht über eine neue Liste wieder auftauchen.