Akquiseplan für Personalvermittlungen: Vorlage mit Zielen, Kennzahlen und Wochenrhythmus

In vielen Personalvermittlungen gibt es irgendwo einen Akquiseplan. Er entstand in der Jahresplanung, liegt als Präsentation auf dem Laufwerk und wurde seitdem nicht mehr geöffnet. Akquiriert wird, wenn ein Berater gerade einen ruhigen Nachmittag hat. Also genau dann, wenn es eigentlich schon zu spät ist.

Ein guter Akquiseplan ist kein Strategiepapier. Er ist ein Arbeitswerkzeug und beantwortet vier Fragen: Wen willst du als Kunden? Wie erreichst du sie? Wie viel Aktivität braucht es dafür? Und woran merkst du, dass es funktioniert? Wenn der Plan nicht verändert, was dein Team am Montagmorgen tut, ist es kein Plan.

Hier zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du so einen Plan baust, und gebe dir eine Vorlage für eine Seite mit, die du direkt übernehmen kannst.

Was gehört in einen Akquiseplan?

Ein Akquiseplan ist ein kurzer, schriftlicher Plan für die Neukundengewinnung und den Ausbau bestehender Kunden. Er umfasst in der Regel:

• Ziele: was du im Quartal oder Jahr erreichen willst, gemessen in Umsatz, Besetzungen oder Neukunden.
• Zielmarkt: Nische, Region, Firmengröße und Positionen, auf die du dich konzentrierst.
• Kanäle und Aktivitäten: Telefon, Mail, LinkedIn und Xing, Empfehlungen, Veranstaltungen.
• Kennzahlen: die wöchentliche Aktivität, die du für das Ziel brauchst, und die Ergebnisse, die du verfolgst.
• Rhythmus: wann die Arbeit passiert und wann ihr sie gemeinsam prüft.

Mit einem Businessplan für die Bank hat das wenig zu tun. Der Akquiseplan ist für dich und dein Team, und er sollte in fünf Minuten gelesen sein.

Schritt 1: Ein Ziel festlegen, von dem du rückwärts rechnen kannst

„Mehr Umsatz machen“ verändert kein Verhalten. Leg für das Quartal eine Hauptzahl fest:

• abgerechneter Umsatz,
• erfolgreiche Besetzungen oder
• neue Kunden mit unterschriebenen Konditionen.

Dann rechnest du rückwärts, am besten mit deinen eigenen Werten aus dem CRM. Hast du noch keine Historie, starte mit einer Schätzung und korrigiere sie nach vier Wochen.

Die mittlere Spalte füllst du aus deinem CRM: Wie viele der letzten Suchaufträge wurden besetzt? Wie viele Gespräche führten zu einem Auftrag? Teil dein Ziel von oben nach unten durch die jeweilige Quote, dann kennst du die nötige Aktivität. Geteilt durch die Wochen im Quartal ergibt sich dein Wochenpensum.

An diesem Schritt scheitern die meisten Pläne. Ohne ihn weiß niemand, ob 20 Anrufe pro Woche reichlich sind oder viel zu wenig.

Schritt 2: Den Zielmarkt eng fassen

Je enger dein Ziel, desto besser deine Ansprache. „Industrie in Baden-Württemberg“ ist ein Markt. „Maschinenbauer mit 50 bis 500 Mitarbeitern im Raum Stuttgart, die Elektroniker und Instandhalter suchen“ ist eine Zielgruppe.

Halte fest:

• Nische und Positionen: die Jobtitel, die du gut besetzt und für die du Kandidaten hast.
• Region: wo du realistisch vermitteln kannst. Ein Desk in Hamburg hat eine andere Landkarte als einer in Wien oder Zürich.
• Firmengröße: groß genug für Vermittlungshonorare, klein genug, dass du den Entscheider erreichst.
• Signale: woran du erkennst, dass eine Firma jetzt Bedarf hat, etwa eine neue Stellenanzeige, eine erneut ausgeschriebene Stelle oder mehrere Stellen gleichzeitig.
• Ausschlüsse: andere Personaldienstleister, Firmen auf deiner Sperrliste, Branchen, die du nicht bedienst.

Die Signale sind der wichtigste Punkt. Eine Firma, die diese Woche auf StepStone oder in der Jobbörse der Arbeitsagentur sucht, spricht viel eher mit dir als eine ohne offene Stelle. Mehr dazu in unserem Artikel zur Leadgenerierung für Personalvermittlungen.

Arbeitest du auch in der Arbeitnehmerüberlassung, lohnt es sich, Vermittlung und Zeitarbeit im Plan getrennt zu führen. Zielfirmen, Ansprechpartner und Gesprächsanlässe unterscheiden sich oft deutlich.

Schritt 3: Zwei bis drei Kanäle wählen und Aktivitäten festlegen

Alles gleichzeitig gut zu machen, klappt nicht. Wähl die Kanäle, die zu deiner Nische und deinem Team passen, und mach aus jedem eine konkrete, wiederholbare Aktivität:

Bleib konkret. „Mehr LinkedIn machen“ ist ein Wunsch. „Mit jedem Abteilungsleiter vernetzen, mit dem du diese Woche gesprochen hast“ ist eine Aktivität.

Für Telefon und Mail findest du fertige Formulierungen in unserem Telefonleitfaden für die Kaltakquise. Einen Überblick über alle Kanäle, inklusive der rechtlichen Grenzen bei Telefon und Mail, gibt dir der Artikel Kunden gewinnen als Personalvermittlung.

Schritt 4: Wenige Kennzahlen auswählen

Verfolge zwei Arten von Zahlen: Aktivität, die du steuerst, und Ergebnisse, die daraus folgen.

Frühindikatoren (Aktivität):

• neue Zielfirmen im CRM,
• Kontaktversuche per Telefon und Mail,
• Gespräche mit Entscheidern.

Spätindikatoren (Ergebnis):

• neue Suchaufträge,
• neue Kunden,
• Besetzungen und Umsatz.

Frühindikatoren schaust du jede Woche an, Spätindikatoren jeden Monat. Brechen die Ergebnisse ein, siehst du die Ursache fast immer ein paar Wochen vorher in den Aktivitätszahlen.

Schritt 5: Einen festen Wochenrhythmus bauen

Ein Plan wirkt nur, wenn die Aktivitäten einen festen Platz in der Woche haben. Blocke Akquisezeit wie einen Kundentermin.

Die Tage kannst du an deinen Desk anpassen, die Struktur aber nicht: frische Liste zu Wochenbeginn, Telefonblöcke ohne andere Termine, Nachfassen innerhalb weniger Tage und ein kurzer Rückblick am Ende.

Der 20-Minuten-Rückblick am Freitag

Beantworte jeden Freitag fünf Fragen:

1. Haben wir unser Aktivitätsziel erreicht? Wenn nicht, warum?
2. Welche Gespräche wurden zu Suchaufträgen, und was hatten sie gemeinsam?
3. Welche Firmen brauchen nächste Woche eine Wiedervorlage?
4. Ist die Zielliste für nächste Woche voll genug?
5. Was ändern wir als Erstes?

Vorlage: Akquiseplan auf einer Seite

Kopier die Vorlage in ein Dokument oder dein CRM und füll sie aus. Das dauert weniger als eine Stunde.

Quartal: {Quartal}

Hauptziel: {Ziel} Besetzungen / Umsatz / Neukunden

Zielmarkt: {Nische}, {Region}, {Größe} Mitarbeiter, Positionen: {Positionen}

Signale: neue Stellenanzeigen, erneut ausgeschriebene Stellen, mehrere Stellen gleichzeitig

Ausschlüsse: andere Personaldienstleister, Sperrliste, {Ausschlüsse}

Kanäle: 1. {Kanal 1} 2. {Kanal 2} 3. {Kanal 3}

Wochenpensum je Berater: {X} neue Zielfirmen, {Y} Kontaktversuche, {Z} Gespräche mit Entscheidern

Wöchentlich geprüft: neue Zielfirmen, Kontaktversuche, Gespräche

Monatlich geprüft: Suchaufträge, Neukunden, Besetzungen, Umsatz

Rhythmus: Telefonblöcke am {Tage}, Rückblick jeden Freitag

Eine Änderung fürs nächste Quartal: {Änderung}

Typische Fehler im Akquiseplan

• Planen ohne Zahlen. Weißt du nicht, wie viele Gespräche du pro Woche brauchst, merkst du nicht, ob du im Plan liegst.
• Zu breiter Zielmarkt. Breite Märkte führen zu austauschbaren Botschaften und wenig Resonanz.
• Akquise nur, wenn es ruhig ist. Dann ist die Lücke in der Pipeline schon Wochen alt.
• Zu viele Kanäle. Zwei Kanäle, jede Woche bespielt, schlagen fünf, die nur ab und zu laufen.
• Kein Rückblick. Ein Plan, der nie mit der Realität abgeglichen wird, wird zur Wunschliste.
• Widersprüche ignorieren. Wer nicht mehr kontaktiert werden will, kommt auf die Sperrliste, und zwar dauerhaft.

Wo Automatisierung hilft

Schau dir den Wochenrhythmus noch einmal an: Ein großer Teil ist Recherche. Neue Stellenanzeigen finden, andere Personaldienstleister aussortieren, den Entscheider ermitteln. Genau das frisst Telefonzeit. LeadFlow nimmt dir diesen Teil ab und liefert jeden Tag Firmen, die in deiner Nische einstellen, samt Ansprechpartner direkt ins CRM. Sollen Wiedervorlagen und Erinnerungen gleich im CRM laufen, richtet SalesPower dir Close mit Automationen ein, die zu deinem Plan passen.

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Akquiseplan ist ein Arbeitswerkzeug, keine Präsentation. Er muss verändern, was dein Team am Montag tut.
• Starte mit einem Ziel und rechne mit deinen eigenen Quoten rückwärts bis zum Wochenpensum.
• Fass den Zielmarkt eng und schreib auf, an welchen Signalen du akuten Bedarf erkennst.
• Wähl zwei bis drei Kanäle und mach aus jedem eine konkrete Wochenaktivität mit Verantwortlichem.
• Prüf Aktivität wöchentlich, Ergebnisse monatlich, und halte jeden Freitag einen kurzen Rückblick.

Häufige Fragen

Was gehört in einen Akquiseplan für eine Personalvermittlung?

Mindestens ein Hauptziel, ein klar umrissener Zielmarkt, zwei bis drei Kanäle mit konkreten Wochenaktivitäten, wenige Kennzahlen und ein fester Wochenrhythmus. Halte ihn auf einer Seite, damit dein Team ihn wirklich nutzt.

Wie lege ich Akquiseziele für Personalberater fest?

Rechne vom Ziel rückwärts. Schau in deinen Daten, wie viele Gespräche zu einem Suchauftrag führen und wie viele Suchaufträge zu einer Besetzung, und leite daraus das Wochenpensum je Berater ab. Nach ein paar Wochen passt du die Werte an die echten Zahlen an.

Wie oft sollte ich den Akquiseplan überprüfen?

Aktivitätszahlen jede Woche, Ergebnisse jeden Monat. Ein kurzer Rückblick am Freitag hält den Plan lebendig, und einmal im Quartal ist der richtige Moment, Ziele, Zielmarkt oder Kanäle zu ändern.

Welche Kennzahlen sind in der Akquise am wichtigsten?

Die Zahl der Gespräche mit Entscheidern ist meist die aussagekräftigste Aktivitätszahl, weil sie Aufwand und Ergebnis verbindet. Daneben lohnen sich neue Zielfirmen, Kontaktversuche, Suchaufträge, Neukunden und Besetzungen.