Rahmenvertrag und Lieferantenliste: So kommt deine Personalvermittlung auf die PSL

„Wir arbeiten nur mit unseren Rahmenvertragspartnern.“ Wer im Mittelstand und bei Konzernen akquiriert, hört diesen Satz ständig. Er klingt nach verschlossener Tür, und viele Personalvermittlungen legen an dieser Stelle auf.

Dabei ist die Tür selten ganz zu. Eine Lieferantenliste, im Englischen Preferred Supplier List (PSL), ist eine Liste freigegebener Personaldienstleister mit ausgehandelten Konditionen. Solche Listen werden überprüft, Partner fliegen raus, neue kommen dazu, meistens weil eine Fachabteilung sie haben wollte. Im öffentlichen Sektor heißt das Ganze Rahmenvereinbarung und läuft über förmliche Ausschreibungen mit festen Fristen.

In diesem Artikel geht es um beides: wie Lieferantenlisten in Unternehmen wirklich funktionieren, wie du an öffentliche Rahmenverträge kommst, welche Unterlagen du brauchst und woran du erkennst, ob sich der Aufwand lohnt.

Was ist eine Lieferantenliste für Personaldienstleister?

Größere Unternehmen legen fest, mit welchen Personalvermittlern und Zeitarbeitsfirmen sie arbeiten. Meist stimmen sich dafür Personalabteilung, Recruiting und Einkauf ab. Wer auf der Liste steht, hat einen Rahmenvertrag mit festen Konditionen, etwa ein festes Honorar oder feste Verrechnungssätze, und bekommt Stellen. Wer nicht draufsteht, hat oft ein Problem: Selbst wenn der Abteilungsleiter den Kandidaten gut findet, kommt die Rechnung nicht durch den Einkauf.

Firmen machen das, um Kosten zu steuern, die Zahl der Anrufe bei ihren Führungskräften zu begrenzen und sicherzustellen, dass Dienstleister ihre Anforderungen erfüllen. Manche Konzerne gehen noch weiter und geben die Steuerung aller Personaldienstleister an einen Managed Service Provider (MSP) ab. Die Stellen kommen dann über ein Vendor-Management-System (VMS), und dein Ansprechpartner sitzt beim MSP, nicht beim Einkauf des Endkunden.

Wie kommst du auf die Lieferantenliste eines Unternehmens?

Über die offene Stelle, nicht über den Einkauf

Der Einkauf nimmt selten jemanden auf, nur weil er nett gefragt hat. Neue Dienstleister kommen dazu, weil eine Fachabteilung sie will, oft weil die bisherigen Partner eine Stelle nicht besetzt bekommen. Der Weg ist also derselbe wie bei jeder Akquise: Firma mit einer Stelle finden, die schon zu lange offen ist, den Entscheider anrufen, Termin legen.

„Hallo Frau {Nachname}, hier ist {Vorname} von {Agentur}. Ich rufe an wegen Ihrer ausgeschriebenen Stelle als Bauleiterin in Hamburg. Die ist ja noch aktuell, richtig?“

Kommt dann „Wir arbeiten nur mit Rahmenvertragspartnern“, behandelst du das wie „Wir arbeiten schon mit jemandem“:

„Verstehe. Und sind Sie zufrieden, wie schnell die Stelle besetzt wird?“

„Wenn wir Ihnen eine richtig gute Bauleiterin aus der Region vor die Tür stellen, würden Sie die wegschicken, nur weil sie über uns kam, oder hätte sie eine Chance?“

Dann stellst du die Fragen, auf die es für die Liste ankommt: Wann wird die Lieferantenliste das nächste Mal überprüft? Wer im Einkauf oder in der Personalabteilung ist dafür zuständig? Darf die Fachabteilung bei schwer zu besetzenden Stellen einen zusätzlichen Dienstleister anfordern? Und in jedem Fall: Termin in den Kalender.

Verstehen, wie die Liste funktioniert

Jedes Unternehmen handhabt das anders. Bevor du Zeit investierst, kläre:

• Wer die Liste verantwortet: Einkauf, Personalabteilung, Recruiting oder ein MSP.
• Wann sie überprüft wird: manche Firmen in festen Abständen, andere erst, wenn ein Vertrag ausläuft oder es Ärger gibt.
• Ob es Stufen gibt: Oft bekommt eine erste Reihe von Dienstleistern die Stellen zuerst, eine zweite nur das, was die erste nicht besetzt.
• Ob es Ausnahmen gibt: Manche Firmen erlauben einer Führungskraft, für eine bestimmte Stelle einen Dienstleister außerhalb der Liste zu beauftragen, teils mit Freigabe.

Eine Stelle besetzen, dann um Aufnahme bitten

Das stärkste Argument für die Aufnahme ist eine erfolgreiche Besetzung. Besetzt du eine Stelle als Ausnahme, bitte den Abteilungsleiter, dich bei der nächsten Überprüfung zu unterstützen, und schick dem Einkauf direkt deine Unterlagen. Wie du aus dem ersten Auftrag mehr machst, steht in unserem Artikel zum Ausbau von Bestandskunden.

Wie funktionieren öffentliche Ausschreibungen und Rahmenvereinbarungen?

Öffentliche Auftraggeber dürfen sich ihren Personaldienstleister nicht einfach aussuchen. Sie vergeben nach Vergaberecht, und für wiederkehrenden Bedarf wie Zeitarbeit nutzen sie oft Rahmenvereinbarungen: Über eine Ausschreibung werden ein oder mehrere Dienstleister ausgewählt, bei denen dann während der Laufzeit einzelne Aufträge abgerufen werden. Wer die Ausschreibung verpasst, wartet in der Regel bis zur nächsten.

Deutschland

• Wo ausgeschrieben wird: Nationale Ausschreibungen des Bundes findest du auf service.bund.de, dazu gibt es den Bekanntmachungsservice mit Ausschreibungen von Bund, Ländern und Kommunen. EU-weite Ausschreibungen erscheinen auf TED (ted.europa.eu). Viele Länder und Kommunen nutzen zusätzlich eigene Vergabeplattformen.
• EU-Schwellenwert: Seit 1. Januar 2026 müssen Dienstleistungsaufträge der meisten öffentlichen Auftraggeber ab 216.000 € netto EU-weit ausgeschrieben werden, bei obersten und oberen Bundesbehörden ab 140.000 €. Darunter gilt nationales Vergaberecht.
• Neues Vergaberecht: Seit 1. Juli 2026 gilt das Vergabebeschleunigungsgesetz für neu startende Verfahren. Unter anderem sollen Eigenerklärungen bei den Nachweisen Vorrang bekommen. Lies deshalb immer die aktuellen Vergabeunterlagen, statt dich auf alte Ausschreibungen zu verlassen.
• Präqualifizierung: Im Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ), das die IHKs führen, kannst du deine Eignungsnachweise einmal hinterlegen. Vergabestellen können darauf zugreifen; der Eintrag muss regelmäßig erneuert werden.
• Zeitarbeit: Bietest du Arbeitnehmerüberlassung an, verlangen Ausschreibungen und Rahmenverträge typischerweise eine Kopie deiner Erlaubnis nach § 1 AÜG.

Österreich und Schweiz

In Österreich hilft die Ausschreibungssuche im Unternehmensserviceportal (usp.gv.at) beim Finden öffentlicher Aufträge. In der Schweiz ist simap.ch die gemeinsame Plattform von Bund, Kantonen und Gemeinden. Seit dem Relaunch im Juli 2024 mussten sich Anbieter dort neu registrieren.

Das hier ist ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung. Vergaberecht ändert sich, und jede Ausschreibung stellt eigene Bedingungen. Maßgeblich sind immer die Vergabeunterlagen und der aktuelle Gesetzestext.

Welche Unterlagen brauchst du für Lieferantenliste oder Ausschreibung?

Die Anforderungen unterscheiden sich, aber die meisten Lieferantenaufnahmen und Ausschreibungen fragen Ähnliches ab. Stell das Paket einmal zusammen und halte es aktuell.

Unterschätze deine AGB nicht. Der Einkauf legt sie neben die der anderen Dienstleister und verhandelt Honorar, Garantie und Zahlungsziel Punkt für Punkt.

Lohnt sich ein Rahmenvertrag überhaupt?

Nicht immer. Der Platz auf der Liste ist eine Erlaubnis zu arbeiten, keine Garantie für Aufträge. Bevor du Tage in eine Ausschreibung steckst, prüf:

• Volumen: Wie viele Stellen in deiner Nische gibt die Firma oder der Auftraggeber pro Jahr wirklich raus?
• Wettbewerb: Wie viele Dienstleister stehen auf der Liste, und in welcher Reihe würdest du landen?
• Konditionen: Rahmenverträge bringen meist niedrigere oder feste Honorare und lange Zahlungsziele. Unser Artikel zur Provision in der Personalvermittlung hilft dir, deine Untergrenze festzulegen.
• Aufwand: Eine öffentliche Ausschreibung kostet schnell mehrere Tage, und ein MSP schiebt eine Ebene zwischen dich und den Abteilungsleiter.

Für eine kleine, spezialisierte Personalvermittlung sind ein paar direkte Beziehungen zu Entscheidern im Mittelstand oft mehr wert als ein Platz auf der Liste eines Konzerns. Für Zeitarbeitsfirmen mit Volumen können Rahmenverträge dagegen das Rückgrat des Geschäfts sein.

Ein einfacher Plan für Lieferantenlisten

Für die ersten drei Schritte musst du wissen, welche Firmen gerade einstellen und wer entscheidet. Genau das liefert LeadFlow jeden Tag in dein CRM: Firmen mit aktuellen Stellen in deiner Nische, inklusive Entscheider. So hast du laufend Abteilungsleiter zum Anrufen, egal ob die Firma mit einer Lieferantenliste arbeitet oder nicht.

Das Wichtigste in Kürze

• „Nur Rahmenvertragspartner“ ist selten endgültig. Listen werden überprüft, und neue Dienstleister kommen über die Fachabteilung dazu.
• Starte mit der offenen Stelle und dem Entscheider, der Einkauf kommt danach.
• Frag, wer die Liste verantwortet, wann sie überprüft wird, ob es Stufen und ob es Ausnahmen gibt.
• Öffentliche Auftraggeber vergeben über Ausschreibungen auf service.bund.de, TED, Landesplattformen oder simap.ch, oberhalb der EU-Schwellenwerte EU-weit.
• Halte Unterlagen, AGB und bei Zeitarbeit die AÜG-Erlaubnis bereit, bevor ein Fenster aufgeht.
• Prüf Volumen, Wettbewerb und Konditionen, bevor du Tage in eine Ausschreibung steckst.

Häufige Fragen

Wie kommt man als Personalvermittlung auf eine Lieferantenliste?

Meist über eine Fachabteilung, die mit dir arbeiten will, oft weil die bisherigen Dienstleister eine Stelle nicht besetzt bekommen. Finde heraus, wer die Liste verantwortet und wann sie überprüft wird, besetze möglichst eine Stelle als Ausnahme und halte deine Unterlagen für den Einkauf bereit.

Was bedeutet „Wir arbeiten nur mit Rahmenvertragspartnern“?

Die Firma hat eine Liste freigegebener Personaldienstleister mit festen Konditionen. Das heißt nicht automatisch, dass es keinen Weg hinein gibt: Viele Firmen erlauben Ausnahmen bei schwer zu besetzenden Stellen und überprüfen die Liste regelmäßig. Frag, ob sie mit den bisherigen Partnern zufrieden sind und wann die Liste das nächste Mal überprüft wird.

Wo finde ich öffentliche Ausschreibungen für Personaldienstleistungen?

In Deutschland auf service.bund.de, im Bekanntmachungsservice und für EU-weite Verfahren auf TED, dazu auf den Vergabeplattformen der Länder und Kommunen. In Österreich hilft die Ausschreibungssuche im Unternehmensserviceportal, in der Schweiz simap.ch. Richte dort Suchaufträge für deine Leistungen ein.

Welche Unterlagen brauche ich für einen Rahmenvertrag?

Üblich sind Firmendaten, Versicherungsnachweise, AGB mit Preisblatt, ein Datenschutzkonzept, Referenzen und verschiedene Eigenerklärungen, bei Zeitarbeit zusätzlich die Erlaubnis nach § 1 AÜG. Öffentliche Auftraggeber verlangen je nach Verfahren zusätzlich Unbedenklichkeitsbescheinigungen. Was genau gefordert ist, steht in den jeweiligen Vergabeunterlagen.