# Telefonroutine in der Akquise: So plant deine Personalvermittlung den Telefontag

> Eine gute Telefonroutine in der Akquise beginnt am Vortag mit einer kurzen Liste von Firmen, die gerade einstellen, samt Entscheider. Telefoniert wird in festen, geschützten Blöcken, jeder Anruf endet mit einem Termin oder einer datierten Wiedervorlage, und zehn Minuten Nachbereitung nach jedem Block halten die Pipeline ehrlich.

Source: https://hiring-intelligence.io/de/blog/telefonroutine-akquise-personalvermittlung
Author: Philipp Kaming · Published: 2026-11-08

Die meisten Personalvermittler scheitern in der Telefonakquise nicht am Leitfaden. Sie scheitern daran, dass die Anrufe nie stattfinden. Der Morgen beginnt mit „nur kurz die Mails“, dann ruft ein Kandidat an, ein Vorstellungsgespräch muss verschoben werden, und mittags liegt die Akquiseliste unberührt da.

Mehr Motivation löst das nicht. Was hilft, ist eine Routine, bei der Telefonieren der Normalfall ist und keine Entscheidung, die du jeden Morgen neu treffen musst. Eine Routine hat drei Teile: Vorbereitung am Vortag, geschützte Telefonblöcke und eine kurze Nachbereitung nach jedem Block.

Hier ist ein Tagesplan zum Übernehmen, egal ob du als 360-Grad-Berater arbeitest oder ausschließlich im Vertrieb.

## Warum brauchst du eine feste Telefonroutine?

Weil Akquise wichtig ist, aber fast nie dringend. Die Kandidatenseite ist immer lauter: Zusagen, Interviews, Gegenangebote. Ohne festen Platz im Kalender verliert die Akquise jedes Mal.

Eine Routine schaltet außerdem die zwei größten Zeitfresser am Telefon aus:

- **Überlegen, wen du anrufst.** Wer um 9 Uhr das CRM öffnet und anfängt zu recherchieren, hat den halben Block verloren, bevor der erste Anruf rausgeht.
- **Sich von Absagen erholen.** Lange Pausen zwischen den Anrufen lassen jedes Nein größer wirken. Wer Anruf an Anruf reiht, bleibt im Rhythmus.

## Schritt 1: Die Liste für morgen heute bauen

Die wirksamste Gewohnheit überhaupt: Nie einen Telefonblock ohne fertige Liste starten. Nimm dir am Nachmittag 20 bis 30 Minuten für den nächsten Morgen.

Was auf die Liste gehört:

| Feld | Warum |
|---|---|
| Firma und offene Stelle | Die Stelle ist dein Einstieg, sie muss aktuell sein |
| Wo und wann ausgeschrieben | StepStone, Indeed, Jobbörse der Arbeitsagentur oder Karriereseite, damit du sicher einsteigst |
| Entscheider mit Name und Funktion | Fachabteilung, Personalleitung oder bei kleineren Firmen der Inhaber |
| Durchwahl oder Zentrale | Plus Durchwahl, falls schon bekannt |
| Eine Zeile Kontext | Erneut ausgeschrieben, mehrere Stellen, neuer Standort, alles was Druck zeigt |
| Fällige Wiedervorlagen | Zugesagte Rückrufe, ganz oben auf derselben Liste |

Halte die Liste machbar. Eine Liste, die du schaffst, fühlt sich gut an und wird erledigt. Eine endlose Liste wird abgebrochen. Reihenfolge: erst zugesagte Rückrufe, dann die frischesten Stellen, dann der Rest.

Woher die Firmen kommen? Am besten aus Stellen, die in den letzten Tagen in deiner Nische veröffentlicht wurden. Jobportale, Nischenbörsen und Karriereseiten sind dafür die wichtigsten Quellen.

## Schritt 2: Zeit blocken und verteidigen

Trag deine Telefonblöcke ein wie Kundentermine. Wiederkehrend, jeden Arbeitstag, gleiche Uhrzeit.

Eine Vorlage für einen vollen Akquisetag, für 360 Grad einfach kürzen:

| Uhrzeit | Block | Was passiert |
|---|---|---|
| 8:30–9:00 | Aufwärmen | Liste durchgehen, Einstieg zweimal laut sprechen |
| 9:00–10:30 | Telefonblock 1 | Anrufen, keine Mails, keine Kandidatentelefonate |
| 10:30–10:45 | Nachbereitung | Ergebnisse erfassen, Einladungen senden, Wiedervorlagen setzen |
| 10:45–12:00 | Besetzung und Büro | Kandidatenarbeit, Antworten |
| 14:00–15:00 | Telefonblock 2 | Rückrufe und alle, die morgens nicht erreichbar waren |
| 15:00–15:15 | Nachbereitung | Erfassen, Einladungen, Wiedervorlagen |
| 16:30–17:00 | Liste für morgen | Nächste Liste bauen und sortieren |

Passe die Zeiten an deine Zielgruppe an. Eine Personalleiterin in der Hamburger Verwaltung, ein Bauleiter auf der Baustelle bei Stuttgart und eine Pflegedienstleitung in Wien haben völlig unterschiedliche Tage. Mehr dazu in unserem Artikel zur [besten Zeit für die Telefonakquise](/de/blog/beste-zeit-telefonakquise).

Regeln für den Block:

- Telefon an, Postfach zu, Benachrichtigungen aus.
- Keine Recherche im Block. Fehlt ein Kontakt, überspringen und markieren.
- Steh auf, wenn es hilft. Deine Stimme klingt anders.

## Schritt 3: Jeder Anruf hat ein Ziel

Die Routine funktioniert nur, wenn jeder Anruf auf ein Ziel zuläuft: einen Termin, am besten morgen oder heute noch. Nicht „Schicken Sie mal Profile“ und nicht „Rufen Sie in einem Monat wieder an“ ohne Datum.

Die Kernsätze, kurz gehalten:

- **Vorzimmer:** „Hallo Frau Wagner, hier ist Lena von {Agentur}. Bitte einmal zu Herrn {Vorname Nachname}, ich bleibe solange in der Leitung!“
- **Einstieg:** „Hallo Herr {Nachname}, hier ist Lena von {Agentur}. Ich rufe an wegen Ihrer ausgeschriebenen Stelle als {Stelle} in Stuttgart. Die ist ja noch aktuell, richtig?“
- **Pain:** „Ich nehme an, Sie wollen die Stelle zeitnah besetzen, richtig? Seit wann suchen Sie da schon?“
- **Pitch als Ja-Frage:** „Ok, verstehe, dann ist es ja gut, dass ich anrufe. Wir haben uns auf {Spezialisierung} spezialisiert. Kurze Frage: Wenn wir Ihnen richtig gute, qualifizierte Bewerber aus Ihrer Region auf den Schreibtisch legen, würden Sie die kennenlernen wollen, auch wenn sie von einem Personaldienstleister kommen?“
- **Termin:** „Dann lassen Sie uns gleich in den Kalender schauen. Wie sieht es morgen bei Ihnen aus? Oder passt es spontan noch heute Nachmittag?“

Den vollständigen Ablauf mit Einwänden findest du im [Telefonleitfaden für die Kaltakquise](/de/blog/telefonleitfaden-kaltakquise-personalvermittlung). Für die Routine zählt vor allem eins: Egal wie der Anruf läuft, am Ende steht ein datierter nächster Schritt im CRM.

## Wie gehst du mit Absagen am Telefon um?

Absagen gehören zur Rechnung, sie sind kein Urteil über dich. Ein paar Gewohnheiten helfen:

- **Trenn den Anruf von dir.** Ein „Kein Interesse“ hat meist mit dem Tag des anderen zu tun, mit dem Budget oder damit, dass die Stelle gerade besetzt wurde. Selten mit deiner Stimme.
- **Sofort die nächste Nummer wählen.** Das Schlimmste nach einem zähen Gespräch ist eine Pause zum Grübeln.
- **Aktivität zählen, nicht nur Termine.** An einem zähen Tag hast du Anrufe und Gespräche in der Hand, nicht das Ergebnis. Wer die Arbeit gemacht hat, hatte einen guten Tag.
- **Mitschreiben, was du hörst.** Einwände wiederholen sich. „Wir arbeiten schon mit jemandem“ von heute ist der Satz, auf den du dich für morgen vorbereitest. Leg dir für jeden Einwand, den du zweimal hörst, eine kurze Antwort zurecht.
- **Den Block mit einem Anruf beenden, nicht mit einem Nein.** War der letzte Anruf mies, mach noch einen.

## Schritt 4: Nach jedem Block nachbereiten

Zehn bis fünfzehn Minuten nach jedem Block sparen später Stunden:

1. **Jedes Ergebnis erfassen:** erreicht, nicht erreicht, Termin, Rückruf, kein Interesse, falscher Ansprechpartner.
2. **Termineinladungen sofort senden**, solange das Gespräch frisch ist, mit der besprochenen Stelle im Betreff.
3. **Wiedervorlagen mit Datum und Uhrzeit setzen.** „Nächste Woche nochmal“ ohne Datum passiert nie.
4. **O-Töne wörtlich festhalten.** „Unser Arbeitsvorbereiter geht im März in Rente“ ist Gold für den Termin und den nächsten Anruf.
5. **Daten korrigieren.** Falsche Nummer, neue Durchwahl, Person nicht mehr im Unternehmen: jetzt eintragen, nicht später.

## Was rechtlich beim Anruf zu beachten ist

Für Werbeanrufe gilt in Deutschland § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG: Gegenüber Verbrauchern braucht es eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, gegenüber Unternehmen (im Gesetz „sonstige Marktteilnehmer“) zumindest eine mutmaßliche Einwilligung. Ob die im Einzelfall vorliegt, hängt von den Umständen ab, und an sie werden hohe Anforderungen gestellt. Österreich und die Schweiz haben eigene Regeln. Das hier ist keine Rechtsberatung; im Zweifel klärst du dein Vorgehen mit einem Anwalt oder deiner IHK.

Unabhängig davon gilt: Wer sagt, dass er keine Anrufe möchte, wird im CRM markiert und nicht mehr angerufen. Wie du mit „Keine Agenturen“-Hinweisen in Stellenanzeigen umgehst, steht in unserem Artikel zu [Akquise nicht gewünscht](/de/blog/akquise-nicht-gewuenscht-stellenanzeige).

## Damit die Routine hält

Die Routine bricht an einer Stelle häufiger als an jeder anderen: bei der Liste für morgen. Frische Stellen finden, prüfen, ob sie noch online sind, und den Entscheider ausgraben dauert. Und an vollen Tagen fällt es als Erstes weg.

Genau das übernimmt [LeadFlow](/de/services/leadflow): Du bekommst jeden Tag Firmen, die in deiner Nische einstellen, samt Entscheider direkt ins CRM, und deine Liste steht, bevor du dich hinsetzt. Soll auch die Telefonseite sauber organisiert sein, richtet [SalesPower](/de/services/salespower) dir Close mit Ansichten für die heutigen Anrufe, Wiedervorlagen und Automationen für dein Team ein.

## Das Wichtigste in Kürze

- Akquise scheitert daran, dass Anrufe nicht stattfinden, nicht am Leitfaden. Eine Routine macht Telefonieren zum Normalfall.
- Die Liste für morgen entsteht heute: Firma, offene Stelle, Entscheider, Nummer und eine Zeile Kontext.
- Telefonblöcke stehen fest im Kalender, das Postfach bleibt zu, im Block wird nicht recherchiert.
- Jeder Anruf endet mit einem Termin oder einer datierten Wiedervorlage.
- Absagen verdaust du am besten, indem du sofort weiterwählst und Aktivität zählst, nicht nur Ergebnisse.
- Nach jedem Block: erfassen, Einladungen senden, Wiedervorlagen mit Datum, O-Töne festhalten.

## Häufige Fragen

### Wie viele Akquiseanrufe sollte ein Personalvermittler am Tag machen?
Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht, sie hängt von Nische, Listenqualität und davon ab, ob du auch besetzt. Setz dir ein Ziel, das du jeden Tag schaffst, zähl Anrufe, Gespräche und Termine getrennt und erhöhe das Ziel, sobald die Routine sitzt.

### Wie lange sollte ein Telefonblock in der Akquise dauern?
Lang genug, um in einen Rhythmus zu kommen, kurz genug, um konzentriert zu bleiben. 60 bis 90 Minuten mit anschließender Nachbereitung sind ein vernünftiger Startpunkt. Zwei Blöcke am Tag, einer für neue Anrufe und einer für Rückrufe, sind ein solides Grundgerüst.

### Sollte ich meine Anrufliste am Vortag vorbereiten?
Ja. Die Liste am Nachmittag vorher zu bauen, ist die Gewohnheit, die deine Telefonzeit am besten schützt. Du wählst sofort los, statt die erste Hälfte des Blocks mit Recherche zu verbringen.

### Was mache ich nach einem Akquiseanruf?
Ergebnis sofort im CRM erfassen, bei einem Termin die Einladung direkt senden, sonst eine Wiedervorlage mit Datum setzen. Schreib alles mit, was der Kontakt zu Stelle, Deadline oder bisherigen Dienstleistern gesagt hat, denn genau das macht das nächste Gespräch leichter.