# Den richtigen Ansprechpartner finden: Fachbereich, HR oder Geschäftsführung?

> Für Personalvermittlungen ist der richtige Ansprechpartner meist die Person, der die offene Stelle gehört: im Mittelstand und in Konzernen die Fachbereichsleitung, in kleinen Firmen der Geschäftsführer oder Inhaber. Die Personalabteilung ist der richtige Weg, wo sie die Zusammenarbeit mit Dienstleistern steuert, und die Firmengröße zeigt dir, bei wem du anfängst.

Source: https://hiring-intelligence.io/de/blog/richtigen-ansprechpartner-finden-personalvermittlung
Author: Philipp Kaming · Published: 2026-11-08

Du hast eine Firma gefunden, die sucht. Die Stelle passt in deine Nische, die Anzeige läuft seit drei Wochen, der Standort liegt in deinem Gebiet. Jetzt kommt die Frage, an der sich entscheidet, ob der nächste Anruf etwas bringt: Mit wem sprichst du eigentlich?

Liegst du hier daneben, hilft auch der beste Einstieg nichts. Ruf den Vorstand eines Konzerns mit 5.000 Mitarbeitern wegen einer Schichtleitung im Lager an, und du hörst nie wieder etwas. Erwisch die Personalsachbearbeiterin eines Maschinenbauers mit 30 Leuten, und du hörst „das entscheidet der Chef“, bevor du deinen Satz beendet hast.

Hier erfährst du, wen du ansprichst, wie sich das mit der Firmengröße ändert, wo du den richtigen Namen findest und wie du mit Kontaktdaten umgehst, ohne dir Ärger einzuhandeln.

## Wer entscheidet, ob eine Firma mit einer Personalvermittlung arbeitet?

Meist sind drei oder vier Personen im Spiel, und jede hat einen anderen Grund, mit dir zu reden.

- **Die Fachbereichsleitung.** Technische Leitung, Werksleitung, Leitung Finanzen, Pflegedienstleitung. Ihr gehört die Stelle, sie spürt jeden Tag, was fehlt, und kann deine Kandidaten fachlich beurteilen. In den meisten Firmen ist sie dein stärkster Kontakt.
- **Die Personalabteilung.** Sie steuert den Prozess, schreibt die Anzeigen und verwaltet oft die Dienstleister. In größeren Firmen entscheidet sie, welche Personalvermittlungen überhaupt Profile schicken dürfen.
- **Geschäftsführung oder Inhaber.** In kleinen Firmen besetzen sie jede wichtige Stelle selbst und geben das Honorar frei.
- **Der Einkauf.** In Konzernen laufen Personaldienstleister oft über Rahmenverträge und eine Lieferantenliste. Dort fängst du selten an, aber du solltest wissen, dass es sie gibt.

Die Faustregel: Sprich mit der Person, die am meisten verliert, wenn die Stelle offen bleibt, und die ein Honorar freigeben kann. Das ist nicht automatisch der ranghöchste Name auf der Website.

## Wen du je nach Firmengröße ansprichst

Die Firmengröße ist der schnellste Filter. Nimm die Tabelle als Ausgangspunkt, nicht als Gesetz.

| Firmengröße | Erster Kontakt | Zweiter Kontakt | Lieber nicht |
|---|---|---|---|
| Unter 50 Mitarbeiter | Geschäftsführer oder Inhaber | Büro- oder Betriebsleitung | Personalabteilung (gibt es oft nicht) |
| 50 bis 250 | Fachbereichsleitung der Stelle | Personalleitung | Geschäftsführung, außer bei Schlüsselpositionen |
| 250 bis 1.000 | Fachbereichsleitung | Personalleitung oder Recruiting-Leitung | Vorstand, Aufsichtsrat |
| Über 1.000 | Leitung des konkreten Teams oder Standorts | Recruiting für diesen Bereich, Lieferantenliste prüfen | Vorstand, Konzern-Personalchef |

Zwei Dinge fallen auf. Die Personalabteilung wird mit wachsender Größe wichtiger, weil sie den Zugang zu Dienstleistern regelt. Und die Spitze wird mit wachsender Größe unwichtiger. Die Geschäftsführerin eines Handwerksbetriebs mit 20 Leuten bei Stuttgart geht oft selbst ans Telefon. Der Vorstand eines DAX-Konzerns liest deine Nachricht nicht, und das muss er auch nicht. Ihm gehört die Stelle nicht.

## Was dir die Stellenanzeige verrät

Oft steht in der Anzeige schon, wen du anrufen solltest. Achte auf:

1. **Einen genannten Ansprechpartner.** Viele Anzeigen nennen eine Person für Rückfragen, vor allem im Mittelstand. Das ist entweder die Fachbereichsleitung oder die zuständige Person in der Personalabteilung.
2. **„Sie berichten an …“.** Steht da die Werksleitung oder die kaufmännische Leitung, hast du deine Fachbereichsleitung.
3. **Abteilung und Standort.** Eine Stelle in der Hamburger Niederlassung eines bundesweiten Unternehmens führt dich zur Niederlassungs- oder Regionalleitung, nicht zur Zentrale.
4. **Wer ausschreibt.** Läuft die Anzeige über ein Bewerbermanagementsystem mit Absender „Team Recruiting“, steuert HR den Prozess. Steht sie mit direktem Ansprechpartner auf StepStone oder in der Jobbörse der Arbeitsagentur, ist der Fachbereich oft näher dran.
5. **Mehrere Stellen in einem Team.** Das heißt meist: eine Fachbereichsleitung mit einem großen Problem. Ein guter Grund, sie direkt anzusprechen.

Wie du solche Stellen systematisch findest, steht in unserem Artikel [Firmen finden, die gerade einstellen](/de/blog/firmen-finden-die-einstellen).

## Wo du den richtigen Namen findest

Wenn du weißt, welche Funktion du suchst, suchst du die Person.

- **Die Website der Firma.** Teamseiten, „Über uns“, Pressemitteilungen und Referenzen nennen oft Abteilungsleitungen.
- **Das Impressum.** Bei einer GmbH steht dort in der Regel der Geschäftsführer, denn § 5 DDG verlangt die Angabe der vertretungsberechtigten Person. Für kleine Firmen ist das oft schon dein Entscheider.
- **LinkedIn und Xing.** Firma suchen, nach Titel und Standort filtern. Prüf, ob die Person noch dort arbeitet, Profile veralten schnell.
- **Die Zentrale.** Am Empfang kurz sagen, dass es um die ausgeschriebene Stelle geht, und direkt zur zuständigen Person durchstellen lassen, ist oft der schnellste Weg. Wie das gut gelingt, steht im Artikel [Am Vorzimmer vorbei](/de/blog/vorzimmer-telefonakquise-personalvermittlung).
- **Dein eigenes CRM.** Frühere Kontakte und Besetzungen sind die günstigste Quelle überhaupt. Leute wechseln die Firma, und die Teamleitung, für die du vor zwei Jahren besetzt hast, leitet heute vielleicht woanders ein Team.

## Solltest du mehrere Personen ansprechen?

Oft ja. Im Mittelstand und in Konzernen haben Fachbereich und Personalabteilung beide ein Wörtchen mitzureden. Sprichst du nur mit dem Fachbereich, blockt HR vielleicht, weil du kein gelisteter Dienstleister bist. Sprichst du nur mit HR, erreichst du womöglich nie die Person, die den Druck spürt.

Ein sinnvoller Ablauf:

- Starte beim Fachbereich, denn dort ist der Bedarf am größten.
- Bei Interesse fragst du, wie Personaldienstleister dort normalerweise beauftragt werden und ob HR eingebunden werden muss.
- Hol HR früh dazu, statt sie zu umgehen. Als die Agentur zu gelten, die den Prozess ignoriert hat, kostet dich schnell den ganzen Kunden.

Stimm dich intern ab. Rufen zwei Berater deiner Agentur in derselben Woche zwei verschiedene Leute bei derselben Firma mit unterschiedlichen Botschaften an, wirkt das unsortiert.

Eine kurze LinkedIn- oder Xing-Nachricht an die Fachbereichsleitung kann als erster Kontakt funktionieren:

> „Guten Tag Herr {Nachname}, Sie suchen gerade einen {Stelle} in {Ort}. Genau darauf sind wir spezialisiert, und ich kenne Leute, die passen. Lassen Sie uns diese Woche 15 Minuten telefonieren, was Sie genau brauchen. Wie sieht es Donnerstagvormittag bei Ihnen aus?“

Konkret, über seine Stelle, und mit einem klaren nächsten Schritt: einem kurzen Termin. Für das Telefonat selbst hilft dir unser [Telefonleitfaden für die Kaltakquise](/de/blog/telefonleitfaden-kaltakquise-personalvermittlung).

## Kontaktdaten sauber und DSGVO-bewusst pflegen

Kontaktdaten sind der Rohstoff deiner Akquise. Geh sorgfältig damit um, wegen der Qualität und wegen der DSGVO. Der folgende Abschnitt ist ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.

### Daten aktuell halten

- Notier zu jedem Kontakt Quelle und Datum.
- Prüf vor jeder Aktion, ob die Person noch in der Funktion ist.
- Arbeite mit geschäftlichen Kontaktdaten, die zur Funktion gehören, statt mit Vermutungen.
- Kontakte, die die Firma verlassen haben, löschst oder archivierst du, statt sie „für alle Fälle“ zu behalten.

### Die Grundregeln der DSGVO kennen

- **Geschäftliche Kontaktdaten sind personenbezogene Daten,** sobald sie eine Person erkennbar machen, etwa Name plus Durchwahl oder eine Adresse mit Namen. Eine allgemeine Adresse wie info@ ist das in der Regel nicht.
- **Du brauchst eine Rechtsgrundlage.** In der Akquise stützen sich viele auf das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das heißt: deine Interessen gegen die der Person abwägen und das dokumentieren.
- **Informieren, woher du die Daten hast.** Hast du die Daten nicht bei der Person selbst erhoben, verlangt Art. 14 DSGVO, dass du sie innerhalb einer angemessenen Frist informierst, spätestens nach einem Monat, oder spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme, wenn du die Daten dafür nutzt.
- **Ein Widerspruch gilt.** Nach Art. 21 DSGVO kann jede Person der Verarbeitung zu Werbezwecken jederzeit widersprechen. Dann dürfen ihre Daten dafür nicht mehr verwendet werden. Setz sie auf eine Sperrliste und sorg dafür, dass niemand aus deiner Agentur sie wieder anspricht.
- **Fürs Telefon gilt zusätzlich das UWG.** Werbeanrufe bei Unternehmen brauchen in Deutschland nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG zumindest eine mutmaßliche Einwilligung. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln, mehr dazu im Artikel zum Vorzimmer.

Unabhängig vom Recht ist die Logik dieselbe: Aktuelle, passende Kontakte und respektierte Widersprüche schützen deinen Ruf mindestens so sehr wie deine Compliance.

## Daraus einen festen Ablauf machen

Für eine Stelle den richtigen Ansprechpartner zu finden, dauert zehn Minuten. Das jeden Tag für jede passende Stelle in deinem Markt zu machen, frisst die Zeit, die du am Telefon brauchst. Genau das übernimmt [LeadFlow](/de/services/leadflow): Es findet Firmen, die in deiner Nische einstellen, ermittelt den Entscheider passend zu Stelle und Firmengröße und liefert den Lead direkt in dein CRM. Soll auch die Ansprache laufen, übernimmt das die [Growth Engine](/de/services/growthengine) auf denselben Daten.

## Das Wichtigste in Kürze

- Der richtige Kontakt ist meist die Person, der die Stelle gehört und die ein Honorar freigeben kann, nicht der ranghöchste Name.
- In kleinen Firmen ist das der Geschäftsführer oder Inhaber, im Mittelstand und im Konzern die Fachbereichsleitung, mit HR als zweitem Kontakt.
- Die Stellenanzeige verrät oft, wen du anrufen solltest: Ansprechpartner, „berichtet an“, Abteilung, Standort.
- In größeren Firmen holst du HR früh dazu und klärst, ob es eine Lieferantenliste gibt.
- Kontaktdaten mit Personenbezug fallen unter die DSGVO: Rechtsgrundlage klären, informieren, Widersprüche beachten.

## Häufige Fragen

### Wen sollte eine Personalvermittlung in einer Firma ansprechen?
Meist die Fachbereichsleitung, der die offene Stelle gehört, weil sie den Ausfall spürt und Kandidaten beurteilen kann. In kleinen Firmen entscheidet oft der Geschäftsführer oder Inhaber. In größeren Unternehmen ist die Personalabteilung ein wichtiger zweiter Kontakt, weil sie die Dienstleister steuert.

### Zuerst die Personalabteilung oder den Fachbereich anrufen?
Im Mittelstand startest du in der Regel beim Fachbereich und holst HR dazu, sobald Interesse da ist. In Konzernen mit Lieferantenliste führt der Weg oft über HR oder den Einkauf. In sehr kleinen Firmen gibt es meist keine Personalabteilung, dort ist der Inhaber dein Ansprechpartner.

### Lohnt es sich, den Geschäftsführer direkt anzusprechen?
In kleinen Firmen ja, dort besetzt er wichtige Stellen oft selbst. In großen Unternehmen gehören ihm einzelne Stellen nicht, er antwortet selten und kann deine Kandidaten nicht beurteilen. Deine Zeit ist bei der Fachbereichsleitung besser investiert.

### Gilt die DSGVO auch für geschäftliche Kontaktdaten?
Ja, sobald die Daten eine Person erkennbar machen, etwa Name und Durchwahl. Du brauchst eine Rechtsgrundlage, häufig das berechtigte Interesse, musst die Person nach Art. 14 DSGVO informieren und Widersprüche gegen Werbung beachten. Das ist keine Rechtsberatung.