# Provision in der Personalvermittlung: Modelle, übliche Höhe und wie du dein Honorar verteidigst

> Personalvermittlungen in Deutschland berechnen für eine Festanstellung meist ein erfolgsabhängiges Honorar von etwa 20 bis 30 Prozent des ersten Jahresbruttogehalts, hochspezialisierte Suchen auch mehr. Der Anspruch entsteht in der Regel mit dem Arbeitsvertrag. Ebenso wichtig wie der Prozentsatz sind klare Regeln zu Berechnungsbasis, Garantie und dem Umgang mit Rabattwünschen.

Source: https://hiring-intelligence.io/de/blog/provision-personalvermittlung
Author: Philipp Kaming · Published: 2026-11-08

Jeder Agenturinhaber kennt den Moment. Der Fachbereich mag deine Kandidaten, die Gespräche laufen, und dann meldet sich der Einkauf oder der Geschäftsführer: „Geht da noch was am Honorar?“ Wer sich vorher keine Gedanken über sein Honorarmodell gemacht hat, verhandelt in diesem Moment gegen sich selbst.

Dieser Artikel schaut auf die Provision aus deiner Sicht als Personalvermittlung: welche Modelle es gibt, welche Höhe in Deutschland üblich ist, wie du Garantie und Rückvergütung regelst und wie du dein Honorar hältst, ohne den Auftrag zu verlieren.

Ein Hinweis zu den Zahlen: Eine offizielle Statistik zu Vermittlungshonoraren gibt es nicht. Die Spannen unten stammen aus Ratgebern und veröffentlichten AGB, die tatsächlichen Sätze hängen von Branche, Position und Region ab. Und zu den rechtlichen Punkten gilt: Orientierung, keine Rechtsberatung.

## Welche Honorarmodelle gibt es in der Personalvermittlung?

Die meisten Agenturen arbeiten mit einem Standardmodell und nutzen die anderen für einzelne Kunden oder Aufträge.

| Modell | So funktioniert es | Passt bei |
|---|---|---|
| Erfolgshonorar | Honorar nur bei Einstellung, meist als Prozentsatz vom ersten Jahresbruttogehalt | Den meisten Festanstellungen |
| Exklusivauftrag mit Staffelung | Honorar in Raten, z. B. bei Auftrag, bei Vorstellung der Kandidaten und bei Einstellung | Führungskräften, vertraulichen oder sehr schweren Suchen |
| Anzahlung plus Erfolgshonorar | Kleiner Betrag bei Auftrag, Rest bei Einstellung, dafür Exklusivität auf Zeit | Fachkräften, bei denen du Verbindlichkeit willst |
| Zeitarbeit | Stundenverrechnungssatz, deine Marge liegt über Lohn und Lohnnebenkosten | Arbeitnehmerüberlassung mit AÜG-Erlaubnis |

Pauschalen pro Einstellung gibt es auch, vor allem bei Massenrekrutierung mit niedrigeren Gehältern. Für spezialisierte Vermittlung passen sie selten.

## Wie hoch ist die Provision einer Personalvermittlung üblicherweise?

Für Festanstellungen sind in Deutschland etwa 20 bis 30 Prozent des ersten Jahresbruttogehalts üblich. Hochspezialisierte Headhunter liegen teils darüber. Wo innerhalb der Spanne du landest, hängt vor allem davon ab, wie schwer die Stelle zu besetzen ist und wie exklusiv du arbeitest.

Viele Vermittlungen staffeln ihr Honorar nach Gehalt oder Position. Eine nachvollziehbare Staffel wirkt professioneller als ein Prozentsatz, der je nach Gespräch wechselt, und macht dich in Verhandlungen weniger angreifbar.

## Wie berechnest du das Vermittlungshonorar?

Schreib die Berechnung mit einem Beispiel in deine AGB, dann gibt es später keine Diskussion:

| Jahresbruttogehalt | Honorarsatz | Honorar (netto, zzgl. USt.) |
|---|---|---|
| 45.000 € | 20 % | 9.000 € |
| 60.000 € | 25 % | 15.000 € |
| 85.000 € | 28 % | 23.800 € |

Leg fest, was zum Jahresbruttogehalt zählt: nur das Fixgehalt oder auch Zielbonus, Dienstwagen und weitere feste Bestandteile. Diese Unklarheit kostet dich sonst bei fast jeder Vermittlung Geld.

Ebenso wichtig ist die **Fälligkeit**. Nach gängiger Auffassung entsteht der Provisionsanspruch mit dem Abschluss des Arbeitsvertrags. Manche Agenturen stellen bei Unterzeichnung in Rechnung, andere bei Arbeitsantritt, manche teilen das Honorar auf. Was du wählst, muss eindeutig in den AGB stehen.

## Garantie und Rückvergütung: Was ist üblich?

Kunden wollen Sicherheit, falls der neue Mitarbeiter früh wieder geht. Eine Kündigung in der Probezeit lässt den Provisionsanspruch grundsätzlich unberührt. Trotzdem sehen die meisten AGB eine Garantie vor, weil Kunden sie erwarten. Die Probezeit darf in Deutschland höchstens sechs Monate dauern, viele Garantieregeln orientieren sich daran.

Gängige Varianten:

- **Ersatzkandidat:** Geht der Mitarbeiter in der Garantiezeit, suchst du kostenfrei Ersatz.
- **Gestaffelte Rückerstattung:** Ein Teil des Honorars geht zurück, je früher die Trennung, desto mehr.
- **Aufgeteiltes Honorar:** Ein Teil bei Vertragsunterschrift, der Rest nach bestandener Probezeit.

Aus Agentursicht schützen dich ein paar Regeln:

1. **Garantie nur bei pünktlicher Zahlung.** Ist die Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, entfällt sie.
2. **Gründe außerhalb deines Einflusses ausschließen,** etwa betriebsbedingte Kündigung oder eine geänderte Stelle.
3. **Ersatz vor Geld,** denn Ersatz hält die Kundenbeziehung und deinen Umsatz.
4. **Meldefrist festlegen:** Der Kunde muss dir ein Ausscheiden innerhalb weniger Tage mitteilen.

## Was gilt bei der Übernahme aus der Zeitarbeit?

Wenn du Zeitarbeit anbietest, stellt sich die Frage nach der Übernahmeprovision: Der Kunde will einen überlassenen Mitarbeiter fest einstellen. Eine Vermittlungsvergütung dafür ist zulässig, sie muss nach dem AÜG aber angemessen sein. In der Rechtsprechung spielt dabei unter anderem eine Rolle, dass die Vergütung mit zunehmender Dauer der Überlassung sinkt. Lass diese Klausel am besten anwaltlich prüfen, unwirksame Übernahmeklauseln sind ein klassischer Streitpunkt.

## Wie verhandelst du dein Honorar, ohne einzuknicken?

Rabattwünsche sind normal. Wie du darauf reagierst, entscheidet, ob du als billige oder als verlässliche Agentur wahrgenommen wirst.

### Vor dem Gespräch

- Leg deine Untergrenze vorher fest.
- Überleg, was du statt eines niedrigeren Satzes bieten kannst: schnellere Vorstellung, längere Garantie, Mengenkonditionen.

### Im Gespräch

Wenn der Kunde sagt, dein Honorar sei zu hoch, tausche statt nachzulassen. Formulierungen, die funktionieren:

> „Über den Satz können wir reden, wenn Sie mir die Suche für vier Wochen exklusiv geben. Dann kann ich deutlich mehr Zeit investieren, und Sie haben schneller eine Shortlist.“

> „Wenn Sie in diesem Quartal drei ähnliche Stellen besetzen wollen, mache ich Ihnen einen Paketpreis für alle drei.“

> „Ich würde das Honorar gern so lassen und dafür die Garantie verlängern. Dann sind Sie besser abgesichert, falls es nicht passt.“

Jede dieser Antworten gibt dem Kunden etwas und verlangt etwas zurück. Vermeide den reinen Rabatt ohne Gegenleistung. Er signalisiert, dass dein ursprünglicher Preis nicht ernst gemeint war.

Wenn „zu teuer“ bei dir häufig fällt, findest du in unserem Artikel zur [Einwandbehandlung in der Personalvermittlung](/de/blog/einwandbehandlung-personalvermittlung) weitere Antworten auf diesen und andere typische Einwände.

### Wann du lieber Nein sagst

Will ein Kunde nur den niedrigsten Satz, ohne Exklusivität, ohne Verbindlichkeit und mit wochenlangem Feedback, rechnet sich der Auftrag oft nicht. Deine Zeit ist bei Firmen besser aufgehoben, die die Stelle dringend besetzen müssen.

## Was Provision mit Akquise zu tun hat

Honorardruck ist oft ein verstecktes Pipeline-Problem. Mit wenigen aktiven Kunden fühlt sich jeder Rabattwunsch wie eine Bedrohung an. Sprichst du laufend mit Firmen, die gerade dringend suchen, kannst du deinen Satz halten.

Genau deshalb haben wir [LeadFlow](/de/services/leadflow) gebaut: Du bekommst jeden Tag Firmen, die in deiner Nische einstellen, mit Entscheider direkt ins CRM. Mit einer vollen Pipeline fällt es leichter, zu schlechten Konditionen Nein zu sagen. Was in deine AGB gehört, steht im Artikel zu den [AGB für Personalvermittlungen](/de/blog/agb-personalvermittlung).

## Das Wichtigste in Kürze

- Das Erfolgshonorar ist Standard für Festanstellungen, Exklusivaufträge mit Staffelung passen bei Führungskräften und schweren Suchen.
- Üblich sind in Deutschland etwa 20 bis 30 Prozent des ersten Jahresbruttogehalts, Spezialsuchen auch mehr.
- Definiere genau, was zum Jahresgehalt zählt und wann das Honorar fällig wird, mit Rechenbeispiel in den AGB.
- Garantie lieber als Ersatzkandidat und nur bei pünktlicher Zahlung.
- Übernahmeprovisionen aus der Zeitarbeit müssen angemessen sein, die Klausel gehört geprüft.
- Tauschen statt Rabatt geben: Exklusivität, Paket oder längere Garantie gegen einen niedrigeren Satz.

## Häufige Fragen

### Wie viel Provision bekommt eine Personalvermittlung?
Für eine Festanstellung sind in Deutschland etwa 20 bis 30 Prozent des ersten Jahresbruttogehalts üblich. Bei hochspezialisierten Suchen kann es mehr sein. Der genaue Satz hängt von Position, Branche und Exklusivität ab.

### Wer zahlt die Provision bei der Personalvermittlung?
In der Regel das Unternehmen, das die Agentur beauftragt hat. Der Kandidat zahlt bei einer Vermittlung durch eine Agentur im Auftrag einer Firma normalerweise nichts.

### Muss die Personalvermittlung die Provision zurückzahlen, wenn der Mitarbeiter in der Probezeit kündigt?
Gesetzlich grundsätzlich nicht, der Anspruch entsteht mit dem Arbeitsvertrag. Die meisten Agenturen regeln in ihren AGB aber eine Garantie, meist einen kostenfreien Ersatzkandidaten oder eine gestaffelte Rückerstattung. Entscheidend ist, was im Vertrag steht.

### Sollte ich als Personalvermittlung Rabatt geben, wenn der Kunde fragt?
Nicht ohne Gegenleistung. Biete einen niedrigeren Satz gegen Exklusivität, mehrere Stellen auf einmal oder schnelles Feedback an, oder halte den Satz und verlängere die Garantie. Ein reiner Rabatt wirkt so, als sei dein Preis vorher nicht ernst gemeint gewesen.