# Kennzahlen in der Akquise: Welche KPIs eine Personalvermittlung wirklich braucht

> Sinnvolle Akquise-Kennzahlen in der Personalvermittlung folgen dem Trichter von der Aktivität (Anrufe, Nachrichten, neue Zielfirmen) über Entscheidergespräche und Termine bis zu Aufträgen und Besetzungen. Erfasse pro Stufe wenige Zahlen jede Woche, berechne die Quoten zwischen den Stufen aus deinen eigenen Daten und setz dort an, wo der Trichter am stärksten verliert.

Source: https://hiring-intelligence.io/de/blog/kennzahlen-akquise-personalvermittlung
Author: Philipp Kaming · Published: 2026-11-08

Frag in einer Personalvermittlung, wie die Akquise läuft, und du bekommst meist ein Gefühl statt einer Zahl. „Viel telefoniert diese Woche.“ „Ruhig gerade, nix los.“ Beides kann stimmen, und keins davon sagt dir, was du ändern sollst.

An Daten fehlt es selten. Im CRM stehen Anrufe, Mails, Notizen. Was fehlt, ist eine Einigung darauf, welche Zahlen zählen, wie sie zusammenhängen und wann man draufschaut.

Hier bekommst du ein einfaches Kennzahlen-Modell für die Akquise: was du in jeder Stufe misst, wie du die Zahlen liest und ein Wochen-Review, das in zwanzig Minuten durch ist.

## Warum braucht eine Personalvermittlung Kennzahlen in der Akquise?

Weil zwischen Aufwand und Ergebnis viel Zeit liegt. Der Anruf von heute wird vielleicht nächsten Monat ein Auftrag und übernächsten Monat eine Rechnung. Wer nur auf Besetzungen und Umsatz schaut, merkt ein Problem viel zu spät.

Kennzahlen weiter vorn im Trichter sind dein Frühwarnsystem. Brechen die Entscheidergespräche diese Woche ein, siehst du es jetzt und nicht erst in zwei Monaten, wenn keine neuen Aufträge reinkommen.

Gute Akquise-Kennzahlen helfen dir dabei:

- zu sehen, ob die Aktivität überhaupt stattfindet,
- die Stufe zu finden, an der Interessenten abspringen,
- Berater gezielt zu coachen statt pauschal „mehr telefonieren“ zu sagen,
- grob abzuschätzen, wie viel Aktivität ein Umsatzziel braucht.

## Wie sieht der Akquise-Trichter in der Personalvermittlung aus?

Der Weg von der unbekannten Firma bis zur Besetzung ist fast überall gleich, egal ob Direktvermittlung oder Zeitarbeit. Die Bezeichnungen variieren, die Stufen nicht:

| Stufe | Bedeutung | Typische Kennzahlen |
|---|---|---|
| 1. Zielfirmen | Firmen, die du als relevant identifiziert hast | Neue Zielfirmen, Anteil mit aktueller Stelle |
| 2. Aktivität | Versuche, einen Entscheider zu erreichen | Anrufe, LinkedIn- oder Xing-Nachrichten, Mails |
| 3. Gespräche | Du hast den richtigen Menschen erreicht oder eine Antwort bekommen | Entscheidergespräche, Antworten |
| 4. Termine | Ein echtes Gespräch über den Personalbedarf | Vereinbarte und gehaltene Termine |
| 5. Aufträge | Die Firma gibt dir eine Stelle | Neue Aufträge, unterschriebene AGB oder Rahmenverträge |
| 6. Besetzungen | Ein Kandidat fängt an | Besetzungen bzw. Überlassungen, Honorar oder Deckungsbeitrag, Zeit bis zur Besetzung |

Es geht nicht darum, jede denkbare Zahl zu erfassen. Es geht darum, für jede Stufe mindestens eine Zahl zu haben, damit du siehst, wo die Kette reißt.

## Welche Kennzahlen gehören in welche Stufe?

### Zielfirmen

Diese Stufe überspringen die meisten, dabei entscheidet sie über alles danach. Wenn auf deiner Liste vor allem Firmen stehen, die gerade niemanden suchen, rettet das auch das beste Telefonat nicht.

- **Neue Zielfirmen pro Woche** in deiner Nische und Region.
- **Anteil der Zielfirmen mit aktueller Stelle** in deinem Bereich, etwa auf StepStone, Indeed, der Jobbörse der Arbeitsagentur oder der eigenen Karriereseite. Diese Zahl zeigt, wie viel deiner Zeit in Firmen fließt, die jetzt kaufen können.

### Aktivität

Das sind die Zahlen, die Berater direkt in der Hand haben.

- **Anrufe bei Entscheidern** (Anrufe in der Zentrale oder bei falschen Nummern möglichst getrennt zählen).
- **Nachrichten** auf LinkedIn oder Xing und weitere Ansprache.
- **Erledigte Wiedervorlagen** bei laufenden Kontakten.

Aktivitätszahlen sind nützlich, lassen sich aber am leichtesten schönrechnen. Zehn gut vorbereitete Anrufe bei Fachbereichsleitern mit offener Stelle bringen mehr als fünfzig Anrufe nach einer veralteten Liste.

### Gespräche

- **Entscheidergespräche**: Du hast mit der Person gesprochen, die die Stelle oder das Budget verantwortet.
- **Antworten** auf Nachrichten, aufgeteilt in positiv, neutral und „gerade nicht“.

Ein Gespräch ist ein besserer Frühindikator als ein Wählversuch. Wenn du nur eine frühe Zahl erfasst, dann diese.

### Termine und Aufträge

- **Vereinbarte und gehaltene Termine**: ein strukturiertes Gespräch über den Bedarf.
- **Neue Aufträge**: Die Firma gibt dir eine Stelle.
- **Unterschriebene Konditionen**: AGB, Vermittlungsvertrag oder Rahmenvertrag mit einem Neukunden.

### Besetzungen

- **Besetzungen** und **Honorarvolumen**, in der Zeitarbeit eher Überlassungen und Deckungsbeitrag.
- **Zeit vom Erstkontakt bis zum ersten Auftrag** bei Neukunden.
- **Folgeaufträge** von Kunden, die du im letzten Jahr gewonnen hast.

## Wie berechnest du die Quoten zwischen den Stufen?

Quoten verbinden die Stufen. Du teilst die Zahl einer Stufe durch die der vorherigen Stufe, im selben Zeitraum.

Die Tabelle unten ist ein **rein erfundenes Rechenbeispiel** für einen Berater über ein Quartal. Die Zahlen zeigen nur den Rechenweg. Sie sind kein Richtwert und stammen von keiner echten Agentur.

| Stufe | Beispielwert | Beispielquote zur Vorstufe |
|---|---|---|
| Anrufe bei Entscheidern | 400 | – |
| Entscheidergespräche | 100 | 100 ÷ 400 = 25 % |
| Gehaltene Termine | 20 | 20 ÷ 100 = 20 % |
| Neue Aufträge | 10 | 10 ÷ 20 = 50 % |
| Besetzungen | 4 | 4 ÷ 10 = 40 % |

Mit deinen eigenen Zahlen kannst du rückwärts rechnen. Im Beispiel braucht eine Besetzung rund 100 Anrufe. Will der Berater im nächsten Quartal doppelt so viele Besetzungen, braucht er ungefähr doppelt so viel Aktivität oder eine bessere Quote an einer Stelle.

Vergleich deine Quoten nicht mit Zahlen aus dem Internet. Nische, Region, Positionsebene, Erfolgsbasis oder Exklusivauftrag und die Qualität deiner Zielliste verändern das Bild stark. Der einzige Vergleich, der wirklich zählt, ist deine eigene Entwicklung über die Zeit.

## Was dir die Zahlen sagen und wo du ansetzt

Die schwächste Stufe im Trichter ist die, an der sich Verbesserung am meisten lohnt. So liest du typische Muster:

| Muster | Wahrscheinliche Ursache | Was du ausprobierst |
|---|---|---|
| Viel Aktivität, wenige Gespräche | Falsche Ansprechpartner, falsche Nummern, schlechtes Timing | Bessere Daten, andere Uhrzeiten, Firmen mit aktueller Stelle ansprechen |
| Gespräche, aber kaum Termine | Einstieg zu allgemein oder zu sehr über dich | Mit der konkreten Stelle einsteigen, eine klare Frage stellen, am [Telefonleitfaden](/de/blog/telefonleitfaden-kaltakquise-personalvermittlung) arbeiten |
| Termine, aber wenige Aufträge | Schwache Bedarfsanalyse oder unklares Angebot | Im Termin Stelle, Zeitplan und Prozess klären, konkreten nächsten Schritt vorschlagen |
| Aufträge, aber wenige Besetzungen | Zu viele schwache Aufträge oder langsame Lieferung | Aufträge strenger prüfen, Feedbackzeiten mit dem Kunden vereinbaren |
| Trichter gut, Menge zu klein | Zu wenige Zielfirmen | Jede Woche mehr passende Firmen aufnehmen |

## So läuft ein wöchentliches Akquise-Review

Kennzahlen bringen nur etwas, wenn jemand regelmäßig draufschaut. Ein kurzes Review pro Woche reicht. Halte es jede Woche gleich, dann fallen Trends sofort auf.

### Vorlage Wochen-Review

| Frage | Diese Woche | Letzte Woche | Notiz |
|---|---|---|---|
| Neue Zielfirmen | | | |
| Anrufe und Nachrichten an Entscheider | | | |
| Entscheidergespräche | | | |
| Termine vereinbart / gehalten | | | |
| Neue Aufträge | | | |
| Besetzungen | | | |
| Schwächste Stufe diese Woche | | | |
| Eine Sache, die wir nächste Woche ändern | | | |

Ein paar Regeln, damit das Review etwas bringt:

1. **Zahlen aus dem CRM ziehen**, nicht aus dem Gedächtnis. Zeigt das CRM sie nicht einfach an, erst das CRM richtig aufsetzen. Unser Überblick zum [CRM für Personalvermittlungen](/de/blog/crm-personalvermittlung) hilft dabei.
2. **Trends über vier bis acht Wochen anschauen**, nicht einzelne Wochen. Eine schlechte Woche ist Rauschen.
3. **Pro Woche eine Änderung.** Nicht fünf.
4. **Über die Stufe reden, nicht über die Person.** „Unsere Quote von Gespräch zu Termin ist gesunken“ führt zu einer besseren Diskussion als „Du holst keine Termine“.

Wenn du das zum ersten Mal aufsetzt, passt es gut in einen Quartalsplan. Unser [Akquiseplan für Personalvermittlungen](/de/blog/akquiseplan-personalvermittlung) zeigt, wie du Ziele pro Stufe festlegst.

## Typische Fehler bei Akquise-Kennzahlen

- **Nur Aktivität messen.** Anrufzahlen ohne Gespräche belohnen Masse, nicht Ergebnis.
- **Nur Umsatz messen.** Wenn der Umsatz sinkt, ist die Ursache Monate alt.
- **Zu viele Kennzahlen.** Ein Dashboard mit dreißig Zahlen liest niemand. Eine oder zwei pro Stufe reichen.
- **Uneinheitliche Definitionen.** Legt fest, was als „Gespräch“ oder „Termin“ zählt, sonst sind die Zahlen zwischen Beratern nicht vergleichbar.
- **Fremde Ziele übernehmen.** Leite Ziele aus deinen eigenen Quoten ab, nicht aus einer Zahl, die jemand auf einer Messe erzählt hat.

## Den Anfang des Trichters leichter machen

Bei vielen Agenturen hakt es ganz vorn: zu wenige passende Zielfirmen oder Kontaktdaten, die ins Leere führen. Alles danach leidet darunter.

Dafür gibt es [LeadFlow](/de/services/leadflow): Firmen, die in deiner Nische gerade einstellen, samt Entscheider direkt in dein CRM. So bleiben deine Zahlen in der ersten Stufe stabil, ohne stundenlange Recherche. Und wenn du ein CRM willst, in dem diese Stufen von Anfang an sauber erfasst werden, richtet [SalesPower](/de/services/salespower) dir Close mit Pipeline-Stufen und Automationen ein.

## Das Wichtigste in Kürze

- Erfasse für jede Stufe mindestens eine Kennzahl: Zielfirmen, Aktivität, Gespräche, Termine, Aufträge, Besetzungen.
- Entscheidergespräche sind ein besserer Frühindikator als reine Anrufzahlen.
- Berechne Quoten aus deinen eigenen Daten und rechne von deinem Ziel rückwärts.
- Ignoriere Richtwerte aus dem Netz, deine eigene Entwicklung ist der relevante Vergleich.
- Mach ein kurzes Wochen-Review, schau auf Trends über vier bis acht Wochen und ändere jeweils nur eine Sache.

## Häufige Fragen

### Welche Kennzahlen sind in der Akquise einer Personalvermittlung wichtig?
Pro Stufe des Trichters eine oder zwei Zahlen: neue Zielfirmen, Anrufe und Nachrichten an Entscheider, Entscheidergespräche, gehaltene Termine, neue Aufträge und Besetzungen. Zusammen zeigen sie, wo Interessenten abspringen. Der Umsatz allein meldet Probleme zu spät.

### Was ist eine gute Abschlussquote in der Personalvermittlung?
Eine verlässliche allgemeingültige Zahl gibt es nicht, weil Nische, Region, Positionsebene und die Qualität der Zielliste die Ergebnisse stark verändern. Berechne deine eigenen Quoten zwischen den Stufen über ein Quartal und nimm deine Entwicklung als Maßstab.

### Wie oft sollte man Akquise-Kennzahlen auswerten?
Wöchentlich ist ein guter Rhythmus für Aktivität und Gespräche, ergänzt um einen Blick auf die Entwicklung über vier bis acht Wochen. Besetzungen und Umsatz schaust du dir besser monatlich oder quartalsweise an.

### Wie viele Anrufe braucht man für einen Neukunden in der Personalvermittlung?
Das hängt komplett von deinem Markt und deinen Daten ab. Rechne es aus deinen eigenen Zahlen aus: Anrufe in einem Zeitraum geteilt durch die im selben Zeitraum gewonnenen Neukunden. Diese Zahl ist deutlich nützlicher als jede Faustregel.