# Beste Zeit für Telefonakquise: Wann Personalvermittler Firmen anrufen sollten

> Die eine perfekte Uhrzeit für Akquiseanrufe gibt es nicht, aber klare Muster. Fachabteilungsleiter erreichst du am ehesten früh morgens und am späten Nachmittag, Montagmorgen und Freitagnachmittag sind schwach, Handwerk und Pflege brauchen eigene Zeitfenster. Feste Telefonblöcke, abgestimmt auf den Tag deiner Zielgruppe und mit eigenen Zahlen überprüft, schlagen jede Faustregel.

Source: https://hiring-intelligence.io/de/blog/beste-zeit-telefonakquise
Author: Philipp Kaming · Published: 2026-11-08

Wer nach der „besten Zeit für Kaltakquise“ googelt, findet erstaunlich präzise Antworten: Uhrzeiten auf die Viertelstunde, Prozentzahlen, Wochentage im Ranking. Die meisten davon stammen von Anbietern von Vertriebssoftware, die die Anrufe ihrer eigenen Kunden auswerten, oft aus dem US-Softwarevertrieb. Das muss nicht falsch sein. Es wurde nur nicht an einem Personalberater gemessen, der den Werkleiter eines Maschinenbauers in Heilbronn oder die Pflegedienstleitung in Wien anruft.

Deshalb bekommst du hier keine magische Uhrzeit. Sondern etwas Brauchbareres: wie der Arbeitstag deiner Ansprechpartner wirklich aussieht, welche Zeitfenster bei welcher Zielgruppe meist funktionieren, und einen Wochenplan für Telefonblöcke, den du mit deinen eigenen Zahlen testen und anpassen kannst.

Vorweg: Timing hilft nur, wenn du die richtigen Firmen anrufst. Der perfekt getimte Anruf bei einer Firma, die gerade niemanden sucht, bleibt ein verlorener Anruf. Wie du an Firmen mit aktuellem Bedarf kommst, steht in [Firmen finden, die einstellen](/de/blog/firmen-finden-die-einstellen).

## Gibt es die beste Uhrzeit für Akquiseanrufe?

Eine allgemeingültige beste Uhrzeit gibt es nicht, verlässliche Muster schon. Überleg dir, was dein Gesprächspartner zu welcher Tageszeit macht:

- **Erste Stunde des Arbeitstags:** Viele Führungskräfte sitzen am Schreibtisch, bevor die Termine beginnen. Sie gehen öfter selbst ans Telefon, und das Vorzimmer ist manchmal noch nicht besetzt.
- **Später Vormittag:** Besprechungen, Rundgänge, Abstimmungen. Schwer erreichbar, aber du landest oft im Sekretariat. Gute Gelegenheit, zu fragen, wann die Person am besten erreichbar ist.
- **Mittagszeit:** gemischt. Manche essen am Platz und gehen ran, in kleinen Betrieben ist der Chef oft unterwegs.
- **Später Nachmittag:** Die Termine laufen aus, das Postfach wird abgearbeitet. Viele Entscheider sind wieder greifbar und entspannter.
- **Nach Feierabend:** Manche Inhaber und Geschäftsführer gehen auch abends an ihre Durchwahl. Das ist eher die Ausnahme und nur sinnvoll bei Nummern, die du anrufen darfst.

Kurz gesagt: Leg deine Anrufe an die Ränder des Arbeitstags und nutz die Mitte für Recherche, Nachbereitung und Kandidatenarbeit.

## Welcher Wochentag eignet sich für die Telefonakquise?

Auch hier gibt es keine Studie, der du für die Akquise einer Personalvermittlung blind vertrauen solltest. Die Praxis ist aber ziemlich einheitlich:

| Tag | Was meist passiert | So nutzt du ihn |
|---|---|---|
| Montagvormittag | Postfach, Wochenplanung, interne Runden | Listen vorbereiten, ab späterem Vormittag telefonieren |
| Montagnachmittag bis Donnerstag | Normaler Arbeitsrhythmus | Deine Haupttelefontage |
| Freitagvormittag | In den meisten Büros noch produktiv | Gut zum Nachfassen und für Termine in der Folgewoche |
| Freitagnachmittag | Viele machen früher Schluss, gerade im Handwerk | Nachbereitung, CRM pflegen, Woche planen |

Nimm das nicht als Gesetz. Manche der besten Gespräche entstehen an einem ruhigen Freitagnachmittag, weil der Abteilungsleiter endlich Luft hat. Teste es.

## Wann erreichst du welche Ansprechpartner?

Deine Nische entscheidet mehr als jede allgemeine Regel. Eine Technische Leitung, eine Heimleitung und ein Dachdeckermeister haben völlig unterschiedliche Tage.

| Zielgruppe | Typischer Tagesablauf | Zeitfenster zum Testen |
|---|---|---|
| Fachabteilung im Büro (Finanzen, IT, Vertrieb) | Termine ab dem Vormittag | Vor 9:30 Uhr, nach 16:00 Uhr |
| Personalleitung | Vorstellungsgespräche und Abstimmungen in der Kernzeit | Früh morgens, später Nachmittag |
| Geschäftsführer im Mittelstand | Voller Kalender, außerhalb der Kernzeit eher erreichbar | Früh morgens, früher Abend |
| Handwerk und Bau | Früh auf der Baustelle, Büro später | Sehr früh (7:00 bis 8:00 Uhr), später Nachmittag |
| Produktion und Logistik | Schichtbetrieb, Frühbesprechung | Nach der Schichtübergabe, früher Nachmittag |
| Pflege und Kliniken | Übergaben, Visiten, Spitzen rund um die Mahlzeiten | Übergabezeiten meiden, Nachmittag oft ruhiger |

Am schnellsten lernst du den Rhythmus deiner Nische, indem du fragst. Sagt das Sekretariat, die Person sei nicht da, frag nach, wann sie üblicherweise erreichbar ist, und schreib es ins CRM. Nach ein paar Wochen hast du eine bessere Zeitkarte als jede Studie.

## Wann solltest du lieber nicht anrufen?

Manche Zeiträume bringen zuverlässig weniger Gespräche:

- **Feiertage und Brückentage.** Achtung: Feiertage unterscheiden sich in Deutschland je nach Bundesland, in der Schweiz je nach Kanton. Ein normaler Arbeitstag in Hamburg kann in München oder Köln ein Feiertag sein.
- **Sommerferien.** In Deutschland liegen sie je nach Bundesland zeitversetzt, Österreich und die Schweiz haben eigene Termine. Schau bei Kampagnen in einer Region kurz in den Ferienkalender.
- **Zwischen den Jahren.** Ende Dezember ist ein großer Teil der Entscheider weg oder im Abschlussmodus.
- **Monats- und Jahresabschluss** bei Ansprechpartnern aus Finanzen und Buchhaltung.
- **Bekannte Stoßzeiten der Branche**, etwa die Saison im Bau oder die Erkältungswelle in der Pflege.

Das sind keine verlorenen Wochen. Es sind gute Wochen für Recherche, Listenaufbau und die Vorbereitung der nächsten Kampagne.

## Telefonblöcke statt „wenn ich Zeit habe“

Der größte Timing-Fehler in der Akquise ist nicht die falsche Uhrzeit. Es ist, gar nicht zu telefonieren, weil Kandidaten immer dringender wirken. Feste Telefonblöcke lösen das. Hier ein Wochenplan zum Übernehmen und Anpassen:

| Uhrzeit | Montag | Dienstag | Mittwoch | Donnerstag | Freitag |
|---|---|---|---|---|---|
| 8:00 bis 9:30 | Liste vorbereiten | Akquise-Calls | Akquise-Calls | Akquise-Calls | Nachfass-Calls |
| 9:30 bis 12:00 | Kandidatenarbeit | Kandidatenarbeit | Kandidatenarbeit | Kandidatenarbeit | Kandidatenarbeit |
| 12:00 bis 13:00 | Mittag | Mittag | Mittag | Mittag | Mittag |
| 13:00 bis 16:00 | Kandidatenarbeit | Kandidatenarbeit | Kandidatenarbeit | Kandidatenarbeit | CRM, Nachbereitung |
| 16:00 bis 17:30 | Akquise-Calls | Akquise-Calls | Akquise-Calls | Akquise-Calls | Woche planen |

Damit die Blöcke funktionieren, helfen ein paar Regeln:

1. **Liste am Vortag fertig machen.** Firma, Ansprechpartner, Durchwahl, die aktuelle Stelle und eine Notiz. Wer im Telefonblock Nummern sucht, telefoniert nicht.
2. **Telefon an, Postfach zu.** Keine Mails, keine Kandidatennachrichten im Block.
3. **Nach Branche oder Region bündeln.** Zehn Anrufe bei Logistikern am Stück werden mit jedem Anruf leichter.
4. **Jeden Versuch erfassen.** Deine eigenen besten Zeiten findest du nur, wenn im CRM steht, wann du angerufen hast und was dabei herauskam.

Wie du die Leute, die du nicht erreicht hast, sauber wiedervorlegst, steht in [Nachfassen in der Telefonakquise](/de/blog/nachfassen-telefonakquise-personalvermittlung).

## Was du sagst, wenn abgehoben wird

Das Timing verschafft dir das Gespräch. Der Einstieg entscheidet, ob es weitergeht. Steig mit der Stelle ein, nicht mit deiner Agentur:

> „Hallo Herr {Nachname}, hier ist {Vorname} von {Agentur}. Ich rufe an wegen Ihrer ausgeschriebenen Stelle als {Stelle} in {Ort}. Die ist ja noch aktuell, richtig?“

Erreichst du früh morgens oder nachmittags das Vorzimmer, bleib freundlich und bestimmt:

> „Hallo Frau {Nachname}, hier ist {Vorname} von {Agentur}. Bitte einmal zu {Vorname Nachname}, ich bleibe solange in der Leitung!“

Ist die Person nicht da, hol dir die Durchwahl und frag, wann sie am besten erreichbar ist. Diese eine Frage verbessert dein Timing mehr als jede Statistik. Den kompletten Ablauf bis zum Termin findest du im [Telefonleitfaden für die Kaltakquise](/de/blog/telefonleitfaden-kaltakquise-personalvermittlung).

## So findest du deine eigene beste Uhrzeit

Nach ein paar Wochen mit sauber erfassten Anrufen schaust du in deine eigenen Daten:

- **Erreichbarkeit nach Uhrzeit:** Wie viele Anrufe landen um 8, um 12 und um 16 Uhr beim Entscheider?
- **Erreichbarkeit nach Wochentag:** An welchen Tagen entstehen echte Gespräche?
- **Termine nach Uhrzeit:** Gespräche sind gut, vereinbarte Termine sind besser.
- **Nach Branche getrennt:** Handwerk und Büro sehen mit ziemlicher Sicherheit unterschiedlich aus.

Verschieb deine Blöcke dorthin, wo es funktioniert, und teste erneut. Deine Zahlen aus deiner Nische schlagen jede allgemeine Grafik.

## Kurz zum Rechtlichen

Die Uhrzeit ist nicht das Einzige, worauf es beim Anruf ankommt. Das hier ist eine grobe Einordnung für Deutschland, keine Rechtsberatung. Nach § 7 UWG sind Werbeanrufe bei Unternehmen nur mit zumindest mutmaßlicher Einwilligung zulässig. Laut den Merkblättern der IHKs reicht es dafür nicht, dass dein Angebot für die Firma nützlich sein könnte. Es braucht einen konkreten Anlass, warum die Firma gerade an diesem Anruf ein sachliches Interesse hat. Eine offene Stelle in deinem Fachgebiet ist ein naheliegender Anknüpfungspunkt, aber keine Garantie, und wer ausdrücklich keine Anrufe möchte, wird nicht angerufen. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln, prüf sie vor einer Kampagne gesondert.

## Aus gutem Timing ein System machen

Zur richtigen Zeit anzurufen ist leicht, wenn die Liste steht. Schwer ist, jeden Morgen eine frische Liste mit Firmen zu haben, die gerade einstellen, samt passendem Ansprechpartner und Durchwahl. Genau das macht [LeadFlow](/de/services/leadflow): Es liefert Firmen mit offenen Stellen in deiner Nische, inklusive Entscheider, direkt in dein CRM. Arbeitest du mit Close, richtet [SalesPower](/de/services/salespower) das CRM mit Anruflisten und Automationen so ein, dass dein Telefonblock mit einer Liste startet und nicht mit der Suche.

## Das Wichtigste in Kürze

- Die eine perfekte Uhrzeit gibt es nicht. Ruf an den Rändern des Arbeitstags an, die Mitte gehört Recherche und Kandidaten.
- Dienstag bis Donnerstag sind meist die stärksten Tage. Montagnachmittag und Freitagvormittag lohnen sich trotzdem.
- Jede Zielgruppe hat ihr eigenes Fenster: Handwerk sehr früh, Büro vor und nach den Terminen, Pflege abseits der Übergaben.
- Feiertage und Ferien unterscheiden sich je nach Bundesland und Kanton. Vor regionalen Kampagnen kurz prüfen.
- Feste Telefonblöcke mit einer Liste vom Vortag sind wichtiger als die exakte Uhrzeit.
- Erfasse jeden Anruf und lass deine eigenen Zahlen entscheiden.

## Häufige Fragen

### Wann ist die beste Uhrzeit für Kaltakquise am Telefon?
Früh morgens, bevor die Termine beginnen, und am späten Nachmittag, wenn sie auslaufen, erreichst du Entscheider meist am besten. Der späte Vormittag ist oft mit Besprechungen belegt. Teste beide Fenster in deiner Nische und behalte das, das mehr Termine bringt.

### An welchem Wochentag sollte ich Firmen anrufen?
Dienstag bis Donnerstag sind in der Regel die produktivsten Tage. Montagvormittag wird aufgearbeitet und geplant, Freitagnachmittag machen viele früher Schluss. Das ist ein Muster, kein Gesetz, deshalb lohnt es sich, die eigenen Anrufe auszuwerten.

### Wann erreiche ich Handwerksbetriebe am besten?
Meist sehr früh, bevor es auf die Baustelle geht, oder am späten Nachmittag, wenn der Inhaber wieder im Büro ist. Freitagnachmittag ist im Handwerk oft schwierig. Frag im Zweifel direkt, wann der Chef am besten erreichbar ist, und notier es im CRM.

### Wie viele Stunden am Tag sollte ich telefonieren?
Eine feste Zahl, die für jede Agentur passt, gibt es nicht. Wichtig ist ein geschützter Block an jedem Arbeitstag, idealerweise einer früh und einer spät, mit einer Liste, die vorher fertig ist. Miss die Termine pro Block und passe die Zeit an deine Ergebnisse an.

### Darf ich Firmen einfach anrufen, um Personalvermittlung anzubieten?
In Deutschland sind Werbeanrufe bei Unternehmen nach § 7 UWG nur mit zumindest mutmaßlicher Einwilligung zulässig, und dafür braucht es einen konkreten Anlass wie eine offene Stelle in deinem Fachgebiet. Firmen, die ausdrücklich keine Anrufe möchten, rufst du nicht an. Das ist keine Rechtsberatung, im Zweifel frag einen Fachanwalt.